Paano Lumipat Mula sa Excel Patungo sa Loan Management Software

Ang paglilipat ng iyong loan book mula sa Excel ay hindi lang tungkol sa pag-upload ng isang file. Ito ay tungkol sa pagbabago kung paano tumatakbo ang iyong operasyon sa pagpapautang habang patuloy na nagbabayad ang mga borrower.

Ang spreadsheet ay hindi lang isang talaan. Hawak nito ang iyong mga balanse, ang iyong mga iskedyul, ang iyong mga patakaran sa penalty, at kadalasan, ang tanging lugar kung saan nakatira ang iyong kasaysayan ng pagbabayad.

Kaya naman ang totoong sagot sa “paano ako mag-migrate nang hindi nawawalan ng data” ay hindi isang import button lang. Pinoprotektahan mo ang iyong data sa pamamagitan ng paglilinis muna nito, sadyang pagma-map ng bawat field, pagre-reconcile ng mga balanse bago mag-go-live, at pagpapatakbo ng luma at bagong mga rekord nang magkatabi sa loob ng isang buong ikot ng koleksyon bago mo patayin ang sheet.

Kung gagawin nang tama, ang migration para sa isang lender na may ilang daang aktibong loan ay tatagal ng ilang linggo ng part-time na trabaho. Karamihan sa oras na iyon ay napupunta sa nakakabagot na bahagi: pagtukoy kung aling bersyon ng file ang totoo, at kung bakit hindi tugma ang outstanding balance sa loan 214 sa cash na idineposito mo.

Gagabayan ka ng gabay na ito sa proseso ayon sa pagkakasunod-sunod na talagang kailangan ng isang operasyon sa pagpapautang, mula sa pagtatakda ng saklaw hanggang sa pagreretiro ng Excel. Kung mas gusto mong hindi ikaw mismo ang gumawa ng unang import, kukunin ng Lendbox ang iyong Excel file at ise-set up ang account para sa iyo. Maaari kang magsimula ng libreng trial sa lendbox.io para makita ang totoong posisyon ng iyong portfolio bago ka mag-commit sa anuman.

Itakda ang Saklaw ng Migration Bago Maglipat ng Anumang Data

Bago mo pa buksan ang isang import template, magpasya kung ano ang itsura ng “tapos na.” Pinipigilan ng maayos na saklaw ang isang migration na tumagal nang ilang buwan at tahimik na masira ang mga koleksyon sa kalagitnaan.

Ang dalawang malalaking desisyon: aling mga rekord ang dapat manatiling live sa buong proseso, at kung ililipat mo ang lahat nang sabay-sabay o paunti-unti.

Tukuyin ang mga Rekord na Dapat Patuloy na Gumagana

Hatiin ang iyong loan book sa kung ano ang live at kung ano ang kasaysayan.

Ang mga live record ay mga aktibong loan na may natitirang balanse, mga loan na overdue, mga restructured loan, at anumang may due na repayment sa susunod na 60 araw. Dapat ilipat ang mga ito nang buo ang kanilang mga iskedyul, dahil maniningil laban sa mga ito ang isang loan officer sa susunod na linggo.

Iba ang kasaysayan. Ang mga fully settled loan, written-off account, at lumang borrower file ay maaaring sumunod na lang mamaya, o manatili na lang sa archive.

Walang anuman sa iyong plano sa migration ang dapat maglagay sa panganib ng isang aktibong repayment schedule para lang mapanatili ang isang loan na nagsara noong 2023.

Isulat ang listahan:

• Mga aktibong loan at ang kanilang natitirang mga iskedyul
• Mga loan na overdue, kasama ang mga araw na overdue at mga naipon na penalty
• Mga profile ng borrower para sa sinumang may aktibo o kamakailang loan
• Collateral na hawak laban sa mga aktibong loan
• Mga opening balance para sa cash, loans receivable at interest income
• Kasaysayan ng pagbabayad para sa hindi bababa sa kasalukuyang taong pampinansyal

Pumili ng Phased Migration o Full Migration

Ang full migration ay nangangahulugang ililipat ang lahat at mag-go-live ka sa isang petsa. Mas malinis ito sa konsepto at gumagana nang maayos kung mayroon kang isang branch, wala pang ilang daang aktibong loan, at isang tao lang na nakakaalam ng spreadsheet.

Ang phased migration ay naglilipat ng isang bahagi sa bawat pagkakataon: isang branch, isang loan product, o mga bagong disbursement lang. Ang mga bagong loan ay isinusulat sa bagong system habang ang mga kasalukuyang loan ay nauubos sa Excel. Binabawasan nito ang panganib pero dinodoble nito ang trabaho sa pagre-report habang pareho silang tumatakbo.

• Full migration — Angkop kapag: Isa o dalawang branch, isang malinaw na source file, maliit na aktibong loan book. Pangunahing panganib: Nakasalalay ang lahat sa isang cutover weekend na magiging maayos.
• Hakbang-hakbang ayon sa branch — Angkop kapag: Maraming branch, hindi pantay-pantay ang kalidad ng data. Pangunahing panganib: Ang head office ay mag-uulat gamit ang dalawang sistema sa loob ng ilang linggo.
• Hakbang-hakbang ayon sa produkto — Angkop kapag: Mga magkakaibang produkto na may iba't ibang paraan ng interes. Pangunahing panganib: Kailangang tandaan ng staff kung saang sistema nakalagay ang bawat loan.
• Mga bagong loan lang — Angkop kapag: Short-term na loan book na umiikot sa loob ng 3 hanggang 6 na buwan. Pangunahing panganib: Ang lumang loan book ay hindi kailanman magkakaroon ng maayos na datos.

Sa praktika, karamihan sa mga maliliit na nagpapautang ay pinakamainam na gumagana sa buong migration ng mga aktibong loan at bahagyang pag-load ng kasaysayan. Ang mga settled na loan ay ina-archive bilang read-only na Excel file.

Magtalaga ng mga May-ari, Pagsusuri ng Tagumpay, at Timeline ng Migration

Nauudlot ang mga migration kapag lahat ay responsable pero walang may pananagutan. Magtalaga ng isang may-ari para sa data, karaniwan ay kung sino ang pinakamahusay na nakakaalam ng spreadsheet.

Magtalaga ng isang may-ari para sa configuration, karaniwan ay ang operations manager. Magtalaga ng isang approver, karaniwan ay ang director, na siyang mag-aapruba sa go-live.

Pagkatapos, tukuyin ang tagumpay sa mga numerong talagang masusuri mo:

• Ang kabuuang loans receivable sa bagong sistema ay tumutugma sa na-reconcile na figure sa spreadsheet hanggang sa sentimo
• Tumutugma ang bilang ng mga aktibong loan
• Ang kabuuan ng arrears ay tumutugma sa iyong aging report
• 20 na sample na loan ay tumutugma sa principal, balanse, susunod na due date, at mga penalty
• Ang mga opening balance ng chart of accounts ay tugma sa iyong huling trial balance

Bigyan ang sarili mo ng makatotohanang timeline. Marahil dalawang linggo para sa audit at paglilinis, isang linggo para sa mapping at configuration, isa pa para sa pilot import at reconciliation, pagkatapos ay isang buong collection cycle nang parallel. Paikliin ito kung napakaliit ng iyong loan book, pero huwag laktawan ang parallel run.

I-audit at Linisin ang Kasalukuyang Loan Book

Kinokopya ng isang import kung ano ang ibibigay mo rito. Kung papakainin mo ito ng spreadsheet na may mga merged cell, tatlong format ng petsa, at dalawang row para sa iisang borrower, makakakuha ka lang ng mas mabilis na bersyon ng parehong gulo.

Ang yugtong ito ay hindi kaakit-akit. Pero sa totoo lang, dito nakasalalay ang karamihan ng halaga.

Imbentaryuhin ang Bawat Excel File at Pinagmumulan ng Loan Data

Magsimula sa paghahanap ng bawat lugar kung saan nakalagay ang data ng loan. Halos hindi ito kailanman isang file lang.

Karaniwang imbentaryo para sa isang maliit na nagpapautang:

• Ang master loan tracker, pati ang mga kopya sa dalawang laptop
• Isang hiwalay na collections sheet na ina-update ng mga field officer
• Isang cash book o receipt book na hindi naka-link sa alinman sa mga ito
• Mga thread sa WhatsApp kung saan kinumpirma ang mga bayad pero hindi kailanman naipasok
• Mga papel na kasunduan sa loan at mga photocopy ng ID sa isang filing cabinet
• Mga kalkulasyon ng penalty na ginawa sa calculator at isinulat sa margin

Para sa bawat source, itala kung sino ang may-ari nito, kung kailan ito huling na-update, at kung sumasalungat ito sa master file. Pagkatapos ay pumili ng isang master at markahan ang iba bilang read-only.

Ang pagpapalit ng pangalan ng mga lumang kopya na may “ARCHIVE” sa unahan ay mas epektibo kaysa umasa na maaalala ng mga tao.

Linisin ang mga Borrower Record, Loan Data at Repayment History

Ngayon, i-standardise. Ang layunin ay isang row bawat record, isang format bawat column, walang mga note na nakatago sa mga cell comment.

Gawin ito nang sunod-sunod:

1. Mga Borrower. Isang record bawat tao. Pagsamahin ang mga duplicate na dulot ng pagkakaiba-iba ng spelling. I-standardise ang mga numero ng telepono sa isang format, dahil ito ang gagamitin para sa mga paalala sa SMS at WhatsApp sa bandang huli.
2. Mga Identifier. Bigyan ng natatanging ID ang bawat borrower at bawat loan. Kung pangalan ang ginagamit mo bilang identifier, ito na ang pinakamahalagang oras na gugugulin mo.
3. Mga Petsa. Isang format sa lahat. Petsa ng disbursement, unang due date, maturity date. Ang mga malabong petsa ang pinakakaraniwang dahilan ng maling schedule pagkatapos ng import.
4. Mga Halaga. Mga numero lang. Alisin ang mga simbolo ng currency, tanggalin ang mga thousand separator na nai-type bilang text, at burahin ang mga row na subtotal sa halip na loan.
5. Status ng loan. Isang nakatakdang listahan: active, in arrears, restructured, settled, written off. Walang malayang text.
6. Mga Pagbabayad. Petsa, halaga, at kung paano ito inilaan sa principal, interest, fees at penalty. Kung hindi kailanman naging pare-pareho ang pagtatala ng allocation, magpasya ng isang patakaran ngayon at ilapat ito mula ngayon.

Pagkatapos ay i-reconcile. Kunin ang kabuuang outstanding principal mula sa nilinis na file at suriin ito laban sa iyong cash position at sa huling set ng mga account.

Kung saan hindi ito tumutugma, ayusin ito habang naaalala mo pa ang konteksto. Ang mga AI tool ay makakatulong sa iyo na makita ang mga duplicate na record ng borrower o basahin ang isang na-scan na ID, at talagang kapaki-pakinabang ang mga ito para sa pag-aayos ng mga file, pero hindi masasabi sa iyo ng isang makina kung alin sa dalawang magkasalungat na balanse ang totoo. Desisyon iyon ng tao.

Magpasya Kung Ano ang I-migrate, I-archive o I-rebuild

Hindi lahat ay dapat ilipat.

I-migrate: mga aktibong loan na may kumpletong schedule, mga borrower na may aktibo o kamakailang loan, kasaysayan ng pagbabayad sa kasalukuyang taon, collateral sa mga aktibong loan, mga opening balance.

I-archive: mga loan na na-settle mahigit isang taon na ang nakalipas, mga dormant na borrower, mga makasaysayang report. Panatilihing read-only ang nilinis na Excel file at itago sa lugar na hindi sa laptop.

I-rebuild: mga loan product, paraan ng interest, istruktura ng fee, patakaran sa penalty, at mga approval limit. Configuration ang mga ito, hindi data.

Isulat muna sa papel ang mga termino ng bawat produkto, kasama kung paano kinukuwenta ang interest at kung kailan sumisingil ang penalty. Buuin ang mga ito nang bago sa bagong sistema. Walang maidudulot ang pagkopya ng sirang formula.

I-map ang Data at I-configure ang Bagong Lending Workflow

Ang mapping ay kung saan mo pinapasya, field bawat field, kung ano ang magiging bawat column ng spreadsheet. Kapag mali ito, mukhang tama ang mga balanse habang tahimik na nalilihis ng isang buwan ang mga schedule.

Ang configuration ang kabilang kalahati: mga loan product, permission at accounting na ise-set up bago pumasok ang totoong data.

Gumawa ng Field Mapping para sa mga Borrower, Loan at Balanse

Gumawa ng simpleng mapping table bago ka mag-import ng anuman. Isang row bawat column ng spreadsheet.

• Pangalan ng Kliyente → Unang pangalan + apelyido ng nanghihiram (Teksto) — Hatiin sa dalawang field.
• Numero ng Cellphone → Telepono ng nanghihiram (+63XXXXXXXXXX) — Pinapaandar ang mga paalala sa SMS at WhatsApp.
• Halagang Ibinigay → Principal (Numero) — Hindi kasama ang mga upfront fee.
• Petsa ng Paglabas → Petsa ng disbursement (YYYY-MM-DD) — Nagtatakda ng simula ng iskedyul.
• Balanse → Natitirang principal (Numero) — Dapat hindi kasama ang naipon na interes.
• Nabayaran Hanggang Ngayon → Kabuuang mga pagbabayad (Numero) — I-cross-check laban sa principal + interes.
• Estado → Estado ng loan (Nakatakdang listahan) — I-map ang libreng teksto sa limang estado.

Dalawang desisyon sa pagmamapa ang sanhi ng karamihan ng sakit pagkatapos ng import. Una, kung ang column ng “balanse” mo ay may kasamang naipon na interes o principal lang. Pangalawa, kung ang isang aktibong loan ay ii-import sa orihinal nitong halaga ng disbursement at pagkatapos ay ire-replay ang mga pagbabayad, o ii-import sa kasalukuyang balanse nito na may bagong iskedyul.

Ang pag-replay ng mga pagbabayad ay nagbibigay sa iyo ng totoong kasaysayan. Mas mabilis ang pag-import sa kasalukuyang balanse. Pumili ng isa, ilapat ito sa bawat loan, at itala kung alin ang pinili mo.

Mag-import sa tamang pagkakasunod-sunod: mga nanghihiram muna, pagkatapos ay mga loan, pagkatapos ay mga pagbabayad. Kailangan ng mga loan ng nanghihiram na pagkakabitan, at kailangan ng mga pagbabayad ng loan.

I-set Up ang mga Loan Product, Role at Panuntunan sa Pag-apruba

I-configure ang system para tumugma sa kung paano ka talaga nagtatrabaho, hindi sa kung paano mo gustong magtrabaho.

Para sa bawat loan product, tukuyin ang paraan ng interes, termino, dalas ng pagbabayad, upfront o spread fees, patakaran sa late penalty, at anumang diskwento na inaalok mo. Pagkatapos ay gumawa ng test schedule at suriin ito nang manu-mano laban sa isang loan na alam mong mabuti.

Kung ang ikatlong instalment ay nalihis ng ilang piso, mali ang paraan ng interes mo. Mas mura nang malaman iyon ngayon.

Sumunod ang mga role. Dapat makita ng loan officer ang sarili nilang book. Dapat makita ng branch manager ang kanilang branch. Dapat makita ng head office ang lahat.

Ito ang kontrol na hindi kailanman maibibigay sa iyo ng shared spreadsheet, at sulit itong seryosohin. Ang access na nakabatay sa role at audit trail ang nagpapalit ng “may nagbago ng balanse” sa isang pangalan at timestamp.

Mag-set ng mga panuntunan sa pag-apruba upang tumugma sa iyong totoong mga limitasyon ng awtoridad. Kung ang isang loan na lampas sa tiyak na halaga ay kailangan ng director, ilagay iyon sa system sa halip na umasa sa memorya.

Ihanda ang Accounting, Notifications at Reporting

Ang accounting ang bahaging madalas ipagpaliban ng mga lender—at ang bahaging kadalasan nilang pinagsisisihan na iniwan sa huli.

I-set up ang iyong chart of accounts at ilagay ang mga opening balance simula sa iyong petsa ng cutover. Kakailanganin mong saklawin ang cash, bank, loans receivable, interest receivable, interest income, fee income, penalty income, at anumang provision account.

Siguraduhing tumutugma ang mga ito sa iyong huling trial balance bago ka mag-post ng anumang bago.

Kapag konektado na ang iyong loan book at accounting system, ang mga disbursement at repayment ay maaaring awtomatikong makabuo ng mga journal entry. Ang mga platform na may built-in na double-entry accounting, tulad ng Lendbox, ay nagliligtas sa iyo mula sa muling pag-type ng aktibidad ng loan sa hiwalay na ledger sa katapusan ng buwan.

Gayunpaman, suriin muna nang manu-mano ang mga entry na nililikha ng system laban sa isang loan bago ito pagkatiwalaan sa buong loan book mo. Sulit ang dagdag na ilang minuto.

Para sa mga notification, panatilihing naka-off ang mga ito habang nag-i-import. Walang mas mabilis na sumisira sa tiwala ng borrower kaysa sa 400 automated na paalala na dumarating sa mga taong talagang up to date.

I-on nang sinasadya ang mga notification pagkatapos ng go-live, maaaring magsimula sa isang produkto o branch lang muna.

Gumawa ng mga report na talagang gagamitin mo araw-araw: isang listahan ng arrears, mga aging bucket sa 30, 60, at 90 araw, portfolio at risk (PAR), isang report ng mga repayment, at isang pang-araw-araw na buod ng negosyo. Kung hindi mo ginagamit ang isang report, laktawan muna ito sa ngayon.

Patunayan ang Migration sa Pamamagitan ng Pilot at Parallel Run

Hindi mo kailangan ng bulag na pagtitiwala sa migration. Kailangan mo itong subukan.

Ang isang maliit na pilot import, line-by-line na reconciliation, at isang panahon kung saan sabay na tumatakbo ang dalawang record ay magsasabi sa iyo ng higit pa kaysa sa anumang pangako ng vendor.

Gumamit ng Staging Environment para sa isang Pilot Migration

Magsagawa ng trial run bago ang tunay. Kumuha ng sample—20 hanggang 30 loan na sumasaklaw sa bawat produktong inaalok mo, dagdag ang isang loan na may arrears, isang restructured na loan, at isang halos settled na.

I-import ang mga iyon sa isang test account o isang bagong workspace na maaari mong itapon pagkatapos.

Pagkatapos ay suriin nang manu-mano ang bawat isa:

• Principal at kasalukuyang outstanding balance
• Susunod na due date at halaga ng installment
• Kabuuang natitirang installment at petsa ng maturity
• Mga naipon na penalty at fee
• Kasaysayan ng repayment, na may tamang paglalaan sa pagitan ng principal, interest, at penalty

Ang mga edge case ang pinakamaraming itinuturo sa iyo. Mga loan na may irregular na pagbabayad, mga loan kung saan doble ang ibinayad ng borrower sa isang buwan, mga loan na ni-restructure sa kalagitnaan ng termino.

Kung tama ang lumabas na schedule para sa mga iyon, malamang na maayos ang iyong mapping. Kung hindi, ayusin ang mapping at muling patakbuhin ang pilot—huwag mag-patch ng mga indibidwal na loan sa bandang huli.

I-reconcile ang mga Balance, Schedule at Accounting Entry

Kapag nagawa mo na ang buong import, mag-reconcile sa tatlong antas.

Antas ng portfolio. Dapat na eksaktong tumugma ang kabuuang outstanding principal, kabuuang bilang ng aktibong loan, at kabuuang arrears sa iyong nilinis na spreadsheet. Kung nagkakaiba ito ng ilang piso, huwag itong balewalain—hanapin ang dahilan.

Antas ng loan. Kumuha ng sample na hindi bababa sa 10% ng mga aktibong loan, o 20 loan, alinman ang mas malaki. Ihambing ang bawat numero sa source file.

Antas ng accounting. Ang loans receivable sa iyong ledger ay dapat na katumbas ng kabuuang outstanding principal sa loan book. Ang cash ay dapat tumugma sa iyong bank statement sa petsa ng cutover.

Kung hindi magkasundo ang dalawang module, may mali sa loan data o opening balance. Mas mabuting malaman ito ngayon kaysa pagkatapos na magsimulang mag-post ang staff.

Itago ang reconciliation na ito bilang isang dokumentong pirmado at inaprubahan. Kapag may nagtanong tungkol sa isang numero pagkalipas ng tatlong buwan, matutuwa kang mayroon ka nito.

Subukan ang Tunay na Workflow ng Staff Bago Mag-apruba

Ang pagtugma ng mga numero ay hindi katulad ng paggana ng system. Patakbuhin sa iyong team ang kanilang mga aktwal na pang-araw-araw na gawain sa test data.

Hilingin sa isang loan officer na mag-record ng repayment sa isang tunay na aktibong loan at kumpirmahing nag-update ang balance at schedule gaya ng inaasahan. Papag-subukin sila ng partial payment, pagkatapos ay ng early settlement.

Hilingin sa branch manager na aprubahan ang loan at tiyaking pumapasok ang disbursement sa tamang mga account. Hayaang magpatakbo ng trial balance ang bookkeeper.

Dapat kumpirmahin ng bawat tao na kaya nilang gawin ang kanilang trabaho nang hindi nangangailangan ng tulong. Iyan ang tunay mong acceptance test.

Kung may nangangailangan pa ng tawag sa telepono para makapag-record ng bayad, hindi ka pa handang mag-go live, gaano man kalinis tingnan ang data.

Planuhin ang Kontroladong Cutover at Go-Live

Ang cutover ay ang maikling panahon kung kailan itinitigil mo ang pagre-record sa Excel at sinisimulan mong gamitin ang bagong sistema. Dapat talaga itong boring, sa totoo lang.

Piliin ang pinakatahimik na linggo na makakaya mo, i-freeze ang spreadsheet, i-load ang mga huling numero, at panatilihing tuloy-tuloy ang pangongolekta sa buong panahon.

Magtakda ng Petsa ng Cutover at Pangasiwaan ang mga Huling Pagbabago sa Data

Pumili ng petsa na may pinakakaunting due payments. Para sa karamihan ng mga lender, iyon ay simula ng buwan o pagkatapos mismo ng araw na maraming koleksyon—hindi bago ito.

Ang pagkakasunod-sunod na epektibo:

1. Ipahayag ang petsa sa lahat ng staff nang hindi bababa sa isang linggo bago, kasama ang isang pahinang how-to.
2. I-post ang bawat hindi pa nababayarang repayment sa spreadsheet hanggang sa sandali ng cutover.
3. I-freeze ang spreadsheet. Gawin itong read-only, walang exceptions, at magtalaga ng isang taong may hawak ng karapatang mag-edit.
4. I-export, patakbuhin ang huling import, at i-reconcile muli ang mga kabuuan.
5. Kumuha ng nakasulat na sign-off ng approver bago magsimulang maglagay ng mga bagong transaksyon ang staff.
6. Anumang makolekta habang naka-freeze ay ilalagay sa papel na log at ie-encode sa bagong sistema kaagad pagkatapos ng go-live.

Mahalaga ang papel na log na iyon. Hindi tumitigil ang field collections dahil lang sa nagma-migrate ka, at ang bayad na hindi naitala sa alinmang sistema ay eksaktong uri ng pagkalugi na gusto mong maiwasan.

Panatilihing Tumatakbo ang Koleksyon at Komunikasyon sa Borrower

Hindi maaaring tumahimik ang pangongolekta habang nagma-migrate. Bigyan ang mga loan officer ng naka-print na listahan ng arrears sa umaga ng cutover para makapagpatuloy silang magtrabaho, kahit hindi pa sila nakakapag-log in.

Panatilihing madaling makuha ang resibo bilang fallback. Magtalaga ng isang tao na sasagot sa mga tanong na "aling sistema ang gagamitin ko para dito?" sa unang linggo.

Sa panig ng borrower, kakaunti lang ang sabihin at mas kakaunti ang baguhin. Hindi kailangang malaman ng mga borrower ang tungkol sa migration mo. Ang mapapansin nila ay dobleng paalala, resibong may bagong format ng reference, o statement na mali ang ipinapakitang balanse.

Kaya: panatilihing naka-off ang mga automated reminder hangga't hindi mo pa na-verify ang arrears data. Pagkatapos, i-on muna ang mga ito para sa isang produkto.

Kung magbabago ang numbering ng resibo, sabihin sa mga borrower na magtatanong, at panatilihing nakikita ang lumang numbering sa mga statement sa loob ng isang buwan. Kung magbubukas ka ng borrower portal, ilunsad ito pagkatapos mong maging kumpiyansa sa mga balanse—hindi sa unang araw.

Maghanda ng Planong Rollback at Escalation

Magpasya nang maaga kung ano ang magpapabalik sa iyo sa spreadsheet, at paano.

Isulat ang mga kondisyon: mga portfolio total na hindi mag-reconcile, mga schedule na gumagawa ng maling instalments sa maraming produkto, o staff na hindi makapag-record ng repayments. Kung alinman sa mga ito ay nagpapatuloy pagkatapos ng 48 oras, bumalik sa naka-freeze na spreadsheet, i-unfreeze ito, i-encode ang mga transaksyong naitala mula noong cutover, at muling mag-iskedyul.

Gumagana lang ang rollback kung pananatilihin mong hindi ginagalaw at hiwalay na nakaimbak ang naka-freeze na spreadsheet nang hindi bababa sa tatlong buwan. Huwag itong i-delete, at huwag hayaang may mag-edit nito "para lang ayusin ang isang bagay."

Gayundin, tukuyin ang iyong escalation route. Sino ang tatawag sa vendor, sa pamamagitan ng aling channel, at ano ang maituturing na urgent? Ang malamang maaabot ang support sa pamamagitan ng email o chat—at na makakapag-book ka ng training session—ay makabubuting kumpirmahin bago ang cutover, hindi habang nangyayari ito.

Bumuo ng Kumpiyansa Pagkatapos ng Switch

Ang teknolohiya ay kadalasang hindi ang mahirap na bahagi. Ang magtiwala sa mga bagong numero ang mahirap. Ang mga linggo pagkatapos ng go-live ay para sa pag-train sa mga tao sa kanilang sariling mga gawain at pagmamasid nang mabuti sa data.

Bitawan lang ang Excel kapag nakaligtas na ang bagong proseso sa isang buong cycle.

I-train ang Team sa Kanilang Pang-araw-araw na mga Tungkulin

Mag-train ayon sa tungkulin, hindi sa pamamagitan ng feature tour. Hindi kailangang makita ng isang loan officer ang chart of accounts.

Panatilihing maikli at hands-on ang mga session:

• Mga loan officer: mag-record ng repayment, tingnan ang kanilang arrears list, suriin ang history ng borrower, magsumite ng aplikasyon.
• Branch manager: mag-apruba ng mga loan, suriin ang branch book, matukoy ang mga officer na humihina ang pangongolekta.
• Bookkeeper: mag-post ng mga manual na entry, magsagawa ng bank reconciliation, gumawa ng trial balance at mga financial statement.
• May-ari: portfolio at risk, aging buckets, pang-araw-araw na business report, paghahambing ng branch.

Asahan ang ilang pagtutol, at seryosohin ito. Ang taong pinakamatindi ang pagtutol ay kadalasang siyang pinakamahusay na nakakaalam sa spreadsheet, at ang kanilang mga pagtutol ay madalas na tumutukoy sa isang tunay na kakulangan sa iyong setup.

Hayaang maging in-house na takbuhan ang isang kumpiyansang kawani. Mas mahalaga iyon kaysa sa manwal na walang nagbabasa.

Subaybayan ang Data, Mga Ulat at Mga Exception sa mga Unang Linggo

Sa unang buwan, bantayang mabuti ang mga bagay-bagay. Magsagawa ng maikling pagsusuri araw-araw at mas malalim na pagsusuri linggu-linggo.

Araw-araw: mga repayment na naitala kahapon kumpara sa cash na na-deposito, anumang loan na walang susunod na due date, at anumang bagong borrower record na walang ID.

Linggu-linggo: kabuuang outstanding principal kumpara sa ledger, kabuuang arrears kumpara sa iyong aging report, at pagsilip sa audit trail para sa mga pag-edit sa mga balanse o mga backdated na entry.

Ang mga backdated na repayment ang pinakakaraniwang problema sa simula—karaniwang tapat, ngunit dapat pag-usapan.

Bantayan ang mga exception, hindi ang lahat. Ang pang-araw-araw na listahan ng mga loan na walang schedule, may negatibong balanse, o mga repayment na hindi na-allocate ay mas mabilis na maglalantad ng mga tunay na error kaysa sa pagbabasa ng mga report mula umpisa hanggang dulo.

I-retiro ang Excel Kapag Matatag Na ang Bagong Proseso

Patakbuhin ang dalawang sistema nang magkasabay sa isang buong collection cycle. Itala ang aktibidad sa bawat isa, at sa dulo, paghambingin ang mga kabuuan.

Kung magkatugma ang outstanding principal, arrears, at cash, malamang ay handa ka nang magpatuloy. Ngunit huwag itong madaliin.

Kapag oras na para huminto, gawin ito nang tuluyan. Ipaalam sa lahat na hindi na maa-update ang spreadsheet, i-lock ang edit access, at itago ang isang read-only na kopya sa iyong mga archive para sa sanggunian.

Ang pag-iiwan sa Excel na kalahating-buhay ay magdudulot ng kalituhan—dalawang aktibong rekord ay hahantong lamang sa magkasalungat na katotohanan, at pipiliin ng mga tao kung alin ang pinakamadali.

Bago mo tuluyang isara ang mga bagay, narito ang isang madaling pagsusuri: pumili ng borrower nang random. Subukang kunin ang kanilang statement, kasalukuyang balanse, at susunod na due date mula sa bagong sistema, lahat sa loob ng wala pang isang minuto.

Kung magagawa mo iyon, at tugma ang iyong mga report sa iyong mga libro, tapos ka na. Iyon ang sandali na alam mong tunay nang natapos ang migration.