Bakit Nabibigo ang mga Microfinance Institution sa Spreadsheets: Mga Nakatagong Gastos

Alam mo ang sandaling iyon. Tumatawag ang isang borrower at hinihingi ang kanyang outstanding balance, at hindi ka makasagot nang hindi nagbubukas ng tatlong file, nag-i-scroll sa isang thread sa WhatsApp, at tumatawag sa branch officer na nagtala ng huling bayad.

Pagkalipas ng sampung minuto, mayroon ka nang numero na kalahati lang ang tiwala mo rito.

Iyan ang tunay na halaga ng pagpapatakbo ng isang institusyong microfinance sa mga spreadsheet, at bihira itong gastos na isinasama sa badyet ng sinuman.

Ang karaniwang reklamo ay naglalabas ng mga error sa formula ang Excel, na totoo naman, ngunit ang mas malalim na problema ay ang timing at pagkakawatak-watak.

Kapag ang datos ng iyong mga loan ay nasa magkakahiwalay na file, ina-update sa magkakaibang oras ng magkakaibang tao, nauuwi kang gumagawa ng desisyon ngayon gamit ang larawan ng iyong loan book noong nakaraang linggo.

Para sa isang MFI, doble ang epekto ng puwang na iyon. May pananagutan kang pangkomersiyo na panatilihing mabubuhay ang portfolio, at pananagutang panlipunan na panatilihing dumadaloy ang credit sa mga taong bihirang pagsilbihan ng pormal na sektor ng pagbabangko.

Ang financial inclusion ay hindi napapanatili ng mabubuting intensiyon. Napapanatili ito ng mga nagpapautang na alam kung nasaan mismo ang kanilang pera sa anumang umaga.

Kung mas gusto mong makita ito kaysa basahin, maaari mong i-import ang iyong kasalukuyang Excel loan book sa Lendbox at tingnan ang tunay na posisyon ng iyong portfolio sa mismong araw na iyon.

Ang Punto Kung Saan Tumitigil Nang Maging Sistema ng Loan ang Excel

Ang mga spreadsheet ay hindi malakas na bumabagsak. Patuloy silang nagbubukas, patuloy na nagkakalkula, at patuloy na nagmumukhang gumaganang sistema kahit matagal nang hindi na.

Ang pagkabigo ay lumilitaw bilang maliliit na hindi pagkakatugma, mga nadobleng file, at lumalaking pagdepende sa memorya ng iisang tao.

Isang Loan Book, Napakaraming Bersiyon

Karamihan sa mga institusyong microfinance ay hindi lang iisang spreadsheet. Mayroon silang master file, kopya ng branch, collections tracker, at bersiyong ipinadala ng isang tao sa email para sa board meeting tatlong linggo na ang nakalipas.

Bawat isa sa mga iyon ay tama noong na-save. Wala sa mga iyon ang tama ngayon.

Nagsisimula ang problema kapag kailangang mag-edit ng dalawang tao nang sabay. Maghihintay ang isa, magtatrabaho offline ang isa, at ang pagsasama ay maaaring hindi na mangyari o mangyari nang mali.

Nauuwi ka sa isang naitalang bayad sa isang file at nawawala sa isa pa, at walang malinaw na paraan para malaman kung alin ang tama.

Bakit Hindi Akma ang mga Loan Workflow sa mga Hanay ng Spreadsheet

Ang loan ay hindi lamang isang hanay. Ito ay isang pagkakasunod-sunod ng mga pangyayari: aplikasyon, pagtatasa, pag-apruba, disbursement, isang iskedyul, mga pagbabayad, posibleng penalty, posibleng restructure, pagkatapos ay pagsasara.

Ang mga spreadsheet ay nag-iimbak ng kasalukuyang estado. Mahina ang mga ito sa pag-iimbak ng pagkakasunod-sunod, at mas mahina pa sa pagpapatupad nito.

Walang anuman sa Excel ang pumipigil na maitala ang disbursement bago ang approval. Walang pumipigil na ma-waive ang penalty nang walang dahilan.

Walang pumipilit na ilaan muna ang isang bayad sa interest bago ang principal. Ang mga patakarang iyon ay nasa isipan ng iyong team, na nangangahulugang nagkakaiba-iba ang mga ito depende sa tao at nagbabago sa paglipas ng panahon.

Ang mga Babalang Senyales na Nalampasan Na ng Iyong Team ang mga Manual na File

Malamang na nalampasan mo na ang puntong iyon kung dalawa o higit pa sa mga ito ang pamilyar sa iyo:

• Ang paggawa ng kasalukuyang arrears list ay tumatagal nang higit sa isang oras
• Isang tao lamang ang ligtas na makakapag-edit ng master file
• Ang mga officer ay nag-uulat ng mga pagbabayad sa pamamagitan ng WhatsApp at may ibang nagta-type ng mga ito mamaya.
• Ang pagsasara sa katapusan ng buwan ay nakasalalay sa muling pagbuo ng mga numero sa halip na pagsusuri sa mga ito.
• Magkaiba ang magiging paglalaan ng dalawang officer sa parehong partial payment.
• Ang huli mong full backup ay isang kopyang naka-save sa desktop ng laptop.

Paano Sinisira ng Manu-manong Rekord ang Kontrol sa Portfolio

Ang kontrol sa portfolio ay hindi lang isang gawaing pag-uulat. Ito ang pang-araw-araw na kakayahang makita kung aling mga loan ang maayos ang pagbabayad, alin ang nagsisimula nang magkaproblema, at sinong officer o branch ang sumasalo ng bigat.

Pinapahina ng manu-manong rekord ang lahat ng tatlong ito, kadalasan sa pamamagitan ng hindi pagkakapare-pareho at pagkaantala sa halip na malalaking pagkakamali.

Interes, Penalties, at mga Pagbabayad na Inilalapat nang Hindi Pare-pareho

Ang interes na kinakalkula nang manu-mano ay kasing-consistent lang ng taong gumagawa nito sa partikular na araw na iyon. Magkaiba ang magiging paglalapat ng dalawang officer ng partial payment mula sa parehong loan product maliban kung ang patakaran ay ipinatutupad ng system, at hindi lang ng training manual.

Ang mga penalty ang pinakanaaapektuhan. Madalas na nilalaktawan ang mga ito kapag kaharap ang borrower at naaawa ang officer, inilalapat kapag nirepaso ang file sa ibang pagkakataon, at tuluyang nakakalimutan kapag abala ang officer.

Ang resulta ay isang portfolio kung saan ang nakasaad mong kita at ang aktwal mong karapatan ay tahimik nang nagkahiwalay.

Sa ilang daang loan, hindi ito isyu ng pag-round off. Ito ay totoong pera, at hindi ito nakikita.

Mga Arrears na Natutuklasan Kapag Malaki Na

Sa mga operasyong naka-spreadsheet, kadalasang natutuklasan ang mga arrears sa panahon ng review sa halip na sa araw na mangyari ang mga ito. Ang review na iyon ay maaaring lingguhan. Sa maliliit na team na nasa ilalim ng pressure, maaari itong maging buwanan.

Ang borrower na hindi nakabayad walong araw na ang nakalipas ay maaari pang pag-usapan. Ang parehong borrower sa ikaapatnapung araw ay isa nang kaso ng pangongolekta na may mas mababang recovery rate.

Ang mga aging bucket sa 30, 60, at 90 araw ay makakatulong lamang kung kusa silang nag-a-update. Kapag manu-manong binuo muli, ipinapakita lamang ng mga ito kung nasaan ang portfolio noong nakalipas.

Performance ng Branch at Officer na Nakatago sa Magkakahiwalay na File

Kapag bawat branch ay may sariling file, makikita lamang ng head office ang pinagsama-samang larawan matapos itong pagsamahin ng isang tao. Karaniwang tinatanggal ng prosesong iyon ang detalyeng mahalaga sana.

Hindi mo makikita na dumoble na sa loob ng anim na linggo ang portfolio at risk (PAR) ng isang officer—ang bahagi ng loan book na may mga overdue na pagbabayad—dahil ang mga loan ng officer na iyon ay nakahalo sa kabuuan ng branch.

Sa oras na lumitaw ang pattern sa isang report, may kasaysayan na ang paglala.

Bakit ang Naantalang Data ay Nagbubunga ng Mas Mahihinang Desisyon

Ang management information system (MIS) ay simpleng kaayusan lamang na ginagawang mga numerong maaari mong pagbatayan ng aksyon ang pang-araw-araw na operasyon. Ang mga spreadsheet ay nakakagawa ng mga numero, ngunit mabagal, may mga pagitan, at tanging kapag may partikular na taong available na gumawa ng mga ito.

Hindi Maipapakita ng mga Static Report ang Posisyon Ngayon

Ang isang spreadsheet report ay isang larawan. Tumpak ito sa sandaling ito ay ginawa at agad nagsisimulang tumanda.

Matatanggap pa iyan para sa taunang review. Isa itong tunay na problema kapag nagpapasya ka kung magdi-disburse ng bagong loan ngayong hapon, at ang iyong cash position ay nakabatay sa mga numerong ginawa noong nakaraang Biyernes.

Ang praktikal na pagsubok: masasagot mo ba ang "ano ang kabuuang outstanding balance natin ngayon?" nang wala pang isang minuto, nang hindi nagtatanong kanino man? Kung hindi, ang bawat desisyong nakasalalay sa numerong iyan ay ginagawa batay sa tantiya lamang.

Kapag ang Management Information Systems ay Nakasalalay sa Iisang May-ari ng Spreadsheet

Halos bawat MFI na tumatakbo sa Excel ay may isang taong talagang nakakaunawa sa file. Ang mga formula, ang mga nakatagong column, ang tab na hindi dapat i-sort.

Ang taong iyon ang nagiging MIS. Kapag siya ay naka-leave, may sakit, o nag-resign, humihinto ang pag-uulat.

Nasaksihan ko ang isang operations manager na gumugol ng tatlong linggo sa pagre-reverse-engineer ng workbook ng pinalitan niya, at natagpuan pa rin ang isang cell reference na nakaturo sa row na nabura buwan na ang nakalilipas. Walang nakapansin dahil ang kabuuan ay mukha pa ring kapani-paniwala.

Ang mga Limitasyon ng Data Analysis sa mga Magkakahiwalay na Rekord

Ang kapaki-pakinabang na analysis ay nangangailangan ng mga rekord na magkakaugnay. Borrower sa loan, loan sa schedule, repayment sa journal entry.

Sa magkakahiwalay na file, ang mga koneksyong iyon ay ginagawa nang manu-mano gamit ang lookups at copy-paste, at bawat pagsasama ay pagkakataong mawalan ng rekord o madoble ito.

Kaya nananatiling mababaw ang analysis: mga kabuuan at average, bihira ang pag-uugali ng cohort o performance ng mga paulit-ulit na borrower. Sa huli, alam mo kung ano ang nangyari sa iyong portfolio, nang walang malinaw na ideya kung bakit.

Ang Accounting, Controls, at Compliance ay Nangangailangan ng Malinaw na Rekord

Ang pamamahala ng loan at bookkeeping ay iisang aktibidad lamang na itinatala nang dalawang beses. Kapag nasa magkahiwalay na mga sistema ang mga ito, nagkakaroon ng pagkakaiba, at ang pagkakaibang iyon ay natutuklasan lamang sa pinakamasamang posibleng pagkakataon.

Naghihiwalay ang Aktibidad ng Loan at ang mga Libro

Ang bawat disbursement, pagbabayad, fee, at penalty ay isang kaganapan sa accounting. Sa isang operasyong naka-spreadsheet, may isang taong kailangang muling ipasok ang bawat isa sa mga iyon sa mga libro.

Hindi lahat ng mga iyon ay maipapasok. Ang ilan ay maipapasok nang dalawang beses. Ang ilan ay mapupunta sa maling account.

Ang pagtatapos ng buwan ay nagiging imbestigasyon sa halip na pagsasara. Ang mga platform na direktang gumagawa ng mga journal entry mula sa aktibidad ng loan, gaya ng ginagawa ng Lendbox sa built-in nitong double-entry accounting, ay tuluyang nag-aalis ng hakbang ng muling pag-encode, na nag-aalis din ng kategorya ng pagkakamali kasabay nito.

Walang Maaasahang Tala kung Sino ang Nagbago ng Ano

Hindi sinasabi ng Excel kung sino ang nagbawas ng balance, kailan, o bakit. Ang version history ay nakatutulong nang kaunti sa mga shared cloud file, ngunit hindi ito isang audit trail sa anumang makabuluhang kahulugan.

Mahalaga ito sa dalawang dahilan. Ang mga tunay na pagkakamali ay hindi kayang i-trace pabalik sa pinagmulan, kaya nauulit ang mga ito. At kapag sadyang binago ang isang numero, walang anumang masusuri.

Ang audit trail ay hindi tungkol sa paghihinala. Ito ay tungkol sa kakayahang muling buuin kung paano nabuo ang isang numero.

Bakit Mahalaga ang mga Panuntunan sa Pag-access sa mga Branch

Sa isang spreadsheet, ang access ay all-or-nothing. Kung sino man ang makapagbukas ng file ay makikita at mababago ang lahat ng nasa loob nito, kasama ang mga borrower ng ibang branch at bawat nakaraang numero.

Ang role-based access ay nagbabago ng tanong mula sa "sino ang may file?" patungo sa "ano ang dapat na kayang gawin ng taong ito?" Ang loan officer ay nagtatala ng mga pagbabayad para sa sarili nilang mga borrower. Nakikita ng branch manager ang kaniyang branch. Nakikita ng accountant ang ledger.

Ang software ay hindi nagbibigay ng pagsunod sa regulasyon nang mag-isa. Ngunit binibigyan ka nito ng mga rekord at kontrol na ginagawang posible ang pagpapakita ng mabuting kasanayan.

Ano ang Ibinubunyag ng mga Kamakailang Shock tungkol sa Katatagan ng MFI

Ang mga institusyon ng microfinance ay nalalantad sa mga shock sa paraang hindi nararanasan ng mas malalaking lender. Ang mga borrower ay nakakonsentra sa magkakatulad na mga sektor at lugar, kaya sabay-sabay na tumatama ang stress sa buong portfolio, hindi paisa-isa sa bawat loan.

Ginawang Mas Magastos ng Pandemyang COVID-19 ang Impormasyong Huli Na

Noong pandemyang COVID-19, ang mga lender ay gumagawa ng mga desisyon sa restructuring at moratorium linggu-linggo, minsan araw-araw. Ang mga MFI na pinakamahusay na nakayanan ay kadalasang yaong mabilis na nakita ang kanilang posisyon upang makakilos agad.

Kung inabot ng isang linggo upang matukoy kung sinong mga borrower ang tumigil sa pagbabayad at kung gaano kalaki ang exposure sa mga apektadong sektor, ang tugon ay laging isang hakbang sa likod ng problema. Ang pagkaantala sa normal na mga kondisyon ay hindi episyente. Ang pagkaantala sa panahon ng shock ay nagbabago ng mga resulta.

Bakit Pinatitibay ng Pananaliksik mula sa Peru ang Pangangailangan ng Maaasahang Data

Ang Peru ay may isa sa mga mas pinag-aralang sektor ng microfinance, bahagyang dahil dumaan na ito sa parehong mabilis na paglago at mga panahon ng malubhang stress. Ang pananaliksik mula sa pamilihang iyon ay paulit-ulit na tumutukoy sa mga salik na institusyonal sa halip na sa kalidad ng borrower lamang bilang sanhi ng kahirapan ng MFI: mahinang internal control, hindi maayos na pagmamanman ng portfolio, at pamamahalang kumikilos batay sa hindi kumpletong impormasyon.

Hindi iyon isang prediksiyon tungkol sa iyong institusyon. Ito ay isang makatuwirang paalala upang itanong kung ang sarili mong pagmamanman ay maagang makahuhuli ng paglala, o kukumpirmahin lamang ito pagkatapos.

Ang Financial Inclusion ay Nakasalalay sa Disiplina sa Operasyon

Ang isang MFI na nawawalan ng kontrol sa portfolio nito ay humihinto sa pagpapautang. Kapag huminto ito sa pagpapautang, ang mga borrower na walang ibang opsyon sa kredito ay tuluyang nawawalan ng access.

Ang disiplina sa operasyon ay hindi salungat sa layuning panlipunan ng microfinance. Ito mismo ang dahilan kung bakit nagiging sustainable ang layuning iyon.

Ang mga tumpak na rekord, napapanahong follow-up sa arrears, at matapat na pag-uulat ay nagpoprotekta sa mga borrower gayundin sa balance sheet.

Paglipat sa Isang Kontroladong Proseso ng Pamamahala ng Loan

Ang migration ay tila mas mapanganib kaysa sa aktuwal. Ang tunay na panganib ay ang manatili sa isang sistema kung saan walang makapagpapatunay sa mga numero sa araw na ito, at natutuklasan ng karamihan sa mga MFI na ang paglipat ay tumatagal lamang ng mga araw sa halip na mga buwang kinatatakutan nila.

Ano ang Dapat Isentralisa ng Isang Dedicated System

Sa pinakakaunti, dapat taglayin ng isang lugar ang:

• Siklo ng buhay ng loan: Aplikasyon, pag-apruba, disbursement, iskedyul, mga pagbabayad, pagsasara
• Mga Kalkulasyon: Interes, fee, at penalty na inilalapat ayon sa patakaran, hindi mano-mano
• Accounting: Double-entry journal entries na nabuo mula sa aktibidad ng loan
• Access: Mga tungkulin at visibility sa antas ng sangay para sa bawat empleyado
• Kasaysayan: Audit trail ng mga pagbabago, kasama ang mga awtomatikong backup
• Pag-uulat: Kasalukuyang natitirang balanse, atraso, aging buckets, PAR

Ang punto ay hindi ang listahan ng mga feature. Ang punto ay ang mga ito ay hindi na magkakahiwalay na file na pinapanatili ng iba't ibang tao.

Paano Mag-migrate ng Umiiral na Loan Book Mula sa Excel

Isang praktikal na pagkakasunod-sunod ng gawain:

1. Linisin muna ang listahan ng mga borrower. Alisin ang mga duplicate na pangalan at i-standardize ang mga identifier bago mo pa man tingnan ang mga loan.
2. I-freeze ang isang cut-off date. Lahat ng bago ang petsang iyon ay magiging mga opening balance. Anumang pagkatapos? Iyon ay papasok sa bagong system.
3. I-import ang mga borrower, pagkatapos ang mga loan, pagkatapos ang kasaysayan ng pagbabayad gamit ang Excel o CSV. Gawin ito sa ganoong pagkakasunod-sunod—maniwala ka sa akin, mas madali ito.
4. I-reconcile ang isang sample. Kumuha ng dalawampung loan mula sa iba't ibang produkto at sangay. Tingnan kung tugma ang mga balanse, hanggang sa huling sentimo.
5. Patakbuhin ang dalawa nang sabay sa loob ng dalawang linggo. Seryoso, huwag mong pahabain ito. Kung gagawin mo, kakapit nang tuluyan ang mga tao sa lumang spreadsheet.

Kung magulo ang file, ipadala na lang ito sa halip na ikaw mismo ang mahirapan. Ang Lendbox team ang makakapag-set up ng iyong account nang direkta mula sa iyong Excel file.

Mga Tanong na Dapat Itanong Bago Palitan ang mga Manu-manong Proseso

Direktang itanong sa isang vendor ang mga ito:

• Nagmumula ba ang accounting sa aktibidad ng loan, o hiwalay itong module na kailangan kong muling i-encode?
• Kaya ba ng isang loan officer na i-update ang isang pagbabayad mula sa field gamit ang telepono, kahit sa mga offline na sangay?
• Ano ang eksaktong itinatala ng audit trail?
• Ang mga feature ba ay limitado ayon sa plano, o ayon lang sa mga seat at branch?
• Sino ang humahawak ng data import, at magkano ang halaga nito?

Ang mga sagot dito ay kadalasang nagbubunyag ng higit pa kaysa sa anumang demo.

Kapag nasa iisang lugar na ang iyong loan book, tingnan ang iyong tunay na posisyon ng portfolio—kasama ang mga atraso—at tingnan kung gaano ito kalapit sa numerong ginagamit mo. Maaaring mabigla ka, o maaaring hindi. Sa alinmang paraan, sulit itong tingnan.