Kwa Nini Lahajedwali Hushindwa kwa Taasisi za Fedha Ndogo: Gharama Zilizofichika

Unaijua hali hiyo. Mkopaji anapopiga simu na kuuliza salio lake lililobaki, na huwezi kujibu bila kufungua mafaili matatu, kusoma mazungumzo ya WhatsApp, na kumpigia afisa wa tawi aliyerekodi malipo ya mwisho.

Dakika kumi baadaye, unakuwa na namba ambayo unaiamini kwa nusu tu.

Hicho ndicho gharama halisi ya kuendesha taasisi ya fedha ndogo ndogo kwa kutumia lahajedwali, na mara chache ndiyo gharama ambayo mtu yeyote huitenga kwenye bajeti.

Malalamiko ya kawaida ni kwamba Excel hutoa makosa ya fomula, jambo ambalo ni kweli, lakini tatizo kubwa zaidi ni wakati na mgawanyiko.

Wakati data yako ya mikopo ipo katika mafaili tofauti, yanayosasishwa kwa nyakati tofauti na watu tofauti, unaishia kufanya maamuzi ya leo kwa picha ya wiki iliyopita ya rejista yako ya mikopo.

Kwa taasisi ya fedha ndogo ndogo, pengo hilo lina umuhimu mara mbili. Unabeba wajibu wa kibiashara wa kuweka jalada la mikopo likiwa imara, na wajibu wa kijamii wa kuweka mikopo ikiendelea kuwafikia watu ambao sekta rasmi ya benki haiwahudumii mara chache.

Ujumuishwaji wa kifedha haudumishwi kwa nia njema. Unadumishwa na wakopeshaji ambao wanajua hasa pesa zao zilipo asubuhi yoyote ile.

Kama ungependa kuiona kuliko kusoma kuihusu, unaweza kuingiza rejista yako ya mikopo ya Excel iliyopo ndani ya Lendbox na kuangalia hali halisi ya jalada lako la mikopo siku hiyo hiyo.

Hatua Ambapo Excel Inaacha Kuwa Mfumo wa Mikopo

Lahajedwali hazishindwi kwa kelele. Zinaendelea kufunguka, zinaendelea kukokotoa, na zinaendelea kuonekana kama mfumo unaofanya kazi muda mrefu baada ya kuacha kuwa hivyo.

Kushindwa huko kunajitokeza kama kutolingana kidogo, nakala rudufu za mafaili, na utegemezi unaokua kwenye kumbukumbu ya mtu mmoja.

Rejista Moja ya Mikopo, Matoleo Mengi Sana

Taasisi nyingi za fedha ndogo ndogo hazina lahajedwali moja tu. Zina faili kuu, nakala ya tawi, kifuatiliaji cha ukusanyaji, na toleo ambalo mtu alituma kwa barua pepe kwa ajili ya mkutano wa bodi wiki tatu zilizopita.

Kila moja ya hizo ilikuwa sahihi wakati ilipohifadhiwa. Hakuna hata moja iliyo sahihi sasa.

Tatizo huanza wakati watu wawili wanapohitaji kuhariri kwa wakati mmoja. Mmoja anasubiri, mwingine anafanya kazi nje ya mtandao, na muunganisho huenda usifanyike kabisa au ufanyike vibaya.

Unaishia na malipo yaliyorekodiwa katika faili moja na kukosekana kwenye nyingine, na hakuna njia dhahiri ya kujua ni ipi iliyo sahihi.

Kwa Nini Michakato ya Mikopo Haifai Katika Safu za Lahajedwali

Mkopo si safu tu. Ni mfululizo wa matukio: maombi, tathmini, idhini, utoaji wa fedha, ratiba, malipo, pengine adhabu, pengine marekebisho ya mkopo, kisha kufungwa.

Lahajedwali huhifadhi hali ya sasa. Ni dhaifu katika kuhifadhi mfululizo, na ni dhaifu zaidi katika kuutekeleza.

Hakuna kitu ndani ya Excel kinachozuia utoaji wa fedha kurekodiwa kabla ya idhini. Hakuna kinachozuia adhabu kuondolewa bila sababu.

Hakuna kinacholazimisha malipo kugawanywa kwa riba kabla ya mtaji. Sheria hizo zinaishi vichwani mwa timu yako, jambo linalomaanisha kuwa zinatofautiana kwa mtu na kubadilika kadri muda unavyopita.

Dalili za Onyo Kwamba Timu Yako Imezidi Uwezo wa Mafaili ya Kuchakatwa kwa Mkono

Pengine tayari umepita hatua hiyo ikiwa mawili au zaidi kati ya haya yanakukumbusha kitu:

• Kutengeneza orodha ya sasa ya malimbikizo huchukua zaidi ya saa moja
• Ni mtu mmoja tu anayeweza kuhariri faili kuu kwa usalama
• Maafisa huripoti malipo kwa WhatsApp na mtu fulani huyachapa baadaye
• Kufunga hesabu mwishoni mwa mwezi kunategemea kuunda upya namba badala ya kuzikagua
• Maafisa wawili wangetenga malipo yale yale ya sehemu kwa njia tofauti
• Hifadhi rudufu yako ya mwisho kamili ilikuwa nakala iliyohifadhiwa kwenye eneo-kazi la kompyuta ya mkononi

Jinsi Rekodi za Mkono Zinavyoharibu Udhibiti wa Jalada la Mikopo

Udhibiti wa jalada la mikopo si zoezi la kuripoti tu. Ni uwezo wa kila siku wa kuona mikopo ipi inafanya vizuri, ipi inadorora, na afisa au tawi lipi linalobeba mzigo.

Rekodi za mkono humomonyoa zote tatu, hasa kupitia kutokuwa thabiti na ucheleweshaji badala ya makosa makubwa.

Riba, Adhabu na Marejesho Yanayotumika Bila Uthabiti

Riba inayokokotolewa kwa mkono ina uthabiti sawa tu na mtu anayeikokotoa siku husika. Maafisa wawili wanaotumia bidhaa ile ile ya mkopo watatumia malipo ya sehemu kwa njia tofauti isipokuwa kanuni inatekelezwa na mfumo, si tu mwongozo wa mafunzo.

Adhabu ndizo zinazoathirika zaidi. Mara nyingi huachwa wakati mkopaji yupo na anaonekana mwenye huruma, hutumika wakati faili inakaguliwa baadaye, na husahaulika kabisa wakati afisa ana shughuli nyingi.

Matokeo yake ni jalada la mikopo ambapo mapato yako yaliyotajwa na haki yako halisi vimetengana kimya kimya.

Kwa mamia machache ya mikopo, hili si suala la kuzungusha namba. Ni pesa halisi, na haionekani.

Malimbikizo Yanayogunduliwa Baada ya Kukua Tayari

Katika utendaji kwa lahajedwali, malimbikizo kwa kawaida hugunduliwa wakati wa ukaguzi badala ya siku yanapotokea. Ukaguzi huo unaweza kuwa wa kila wiki. Katika timu ndogo zilizo chini ya shinikizo, unaweza kuwa wa kila mwezi.

Mkopaji aliyekosa malipo siku nane zilizopita bado ni mazungumzo. Mkopaji huyo huyo akiwa siku arobaini ni kesi ya ukusanyaji yenye kiwango cha chini zaidi cha kurejesha.

Vikundi vya uzeaji wa siku 30, 60, na 90 husaidia tu ikiwa vinajisasisha vyenyewe. Vikijengwa upya kwa mkono, vinakuonyesha mahali ambapo daftari la mikopo lilikuwa.

Utendaji wa Tawi na Afisa Umefichwa katika Faili Tofauti

Wakati kila tawi linahifadhi faili yake, ofisi kuu huona picha iliyounganishwa tu baada ya mtu kuunganisha. Mchakato huo kwa kawaida huondoa undani uliokuwa na maana.

Huwezi kuona kwamba jalada la mikopo lenye hatari (PAR) la afisa mmoja, yaani sehemu ya daftari la mikopo yenye malipo yaliyochelewa, limeongezeka maradufu katika wiki sita, kwa sababu mikopo ya afisa huyo imechanganywa katika jumla ya tawi.

Kufikia wakati mwelekeo unapoanza kuonekana katika ripoti, kuzorota tayari kuna historia.

Kwa Nini Data Iliyocheleweshwa Inazalisha Maamuzi Dhaifu

Mfumo wa taarifa za usimamizi (MIS) ni mpangilio tu unaobadilisha shughuli za kila siku za utendaji kuwa namba unazoweza kutumia kuchukua hatua. Lahajedwali zinaweza kutoa namba, lakini hufanya hivyo polepole, kwa vipindi, na tu wakati mtu maalum anapopatikana kuzitoa.

Ripoti Tuli Haziwezi Kuonyesha Hali ya Leo

Ripoti ya lahajedwali ni picha. Ilikuwa sahihi wakati ilipoundwa na huanza kuzeeka mara moja.

Hilo linavumilika kwa ukaguzi wa mwaka. Ni tatizo halisi unapoamua kama utatoa mkopo mpya leo mchana, na hali yako ya fedha inategemea takwimu zilizokusanywa Ijumaa iliyopita.

Jaribio la kivitendo: je, unaweza kujibu "salio letu jumla lililosalia ni nini sasa hivi?" chini ya dakika moja, bila kumwuliza mtu yeyote? Kama si hivyo, kila uamuzi unaotegemea namba hiyo unafanywa kwa makadirio.

Wakati Mifumo ya Taarifa za Usimamizi Inapotegemea Mmiliki Mmoja wa Lahajedwali

Karibu kila MFI inayotumia Excel ina mtu mmoja anayeielewa faili kweli kweli. Fomula, safuwima zilizofichwa, kichupo ambacho hakipaswi kupangwa.

Mtu huyo anakuwa MIS. Anapokuwa likizoni, mgonjwa, au ameacha kazi, utoaji ripoti unasimama.

Nilimwangalia meneja wa shughuli akitumia wiki tatu kuchambua kinyume kitabu cha kazi cha mtangulizi wake, na bado akakuta kumbukumbu ya seli ikielekeza kwenye safu mlalo iliyofutwa miezi kadhaa kabla. Hakuna aliyegundua kwa sababu jumla bado ilionekana kuaminika.

Mipaka ya Uchambuzi wa Data Katika Rekodi Zisizounganishwa

Uchambuzi wenye manufaa unahitaji rekodi zinazounganisha. Mkopaji kwa mkopo, mkopo kwa ratiba, marejesho kwa ingizo la jarida.

Katika faili tofauti, miunganisho hiyo hufanywa kwa mkono kwa kuangalia na kunakili-na-kubandika, na kila muunganisho ni nafasi ya kupoteza rekodi au kuirudia.

Kwa hivyo uchambuzi unabaki juu juu: jumla na wastani, mara chache tabia ya kundi au utendaji wa mkopaji anayerudia. Unaishia kujua nini jalada lako la mikopo lilifanya, bila kuwa na wazo kubwa kwa nini.

Uhasibu, Udhibiti na Uzingatiaji wa Kanuni Zinahitaji Rekodi Iliyo Wazi

Usimamizi wa mikopo na uwekaji hesabu kwa kweli ni shughuli moja inayorekodiwa mara mbili. Zinapokaa katika mifumo tofauti, hutengana, na kutengana huko hugunduliwa tu wakati mbaya zaidi kabisa.

Shughuli za Mkopo na Vitabu vya Hesabu Hutengana

Kila utoaji wa mkopo, marejesho, ada na adhabu ni tukio la kihasibu. Katika uendeshaji wa lahajedwali, mtu lazima aingize kila mojawapo katika vitabu vya hesabu.

Hazitaingizwa zote. Baadhi zitaingizwa mara mbili. Baadhi zitaishia katika akaunti isiyo sahihi.

Mwisho wa mwezi basi huwa uchunguzi badala ya kufungwa kwa hesabu. Mifumo inayozalisha maingizo ya jarida moja kwa moja kutoka shughuli za mkopo, kama Lendbox inavyofanya kwa uhasibu wake wa kuingiza mara mbili uliojengwa ndani, huondoa kabisa hatua ya kuingiza upya, jambo ambalo huondoa aina hiyo ya makosa pamoja nayo.

Hakuna Njia ya Kuaminika ya Kufuatilia Nani Alibadilisha Nini

Excel haikuambii ni nani aliyepunguza salio, lini, au kwa nini. Historia ya matoleo inasaidia kidogo katika faili za wingu zinazoshirikiwa, lakini si njia ya ukaguzi kwa maana yoyote muhimu.

Hilo ni muhimu kwa sababu mbili. Makosa ya kweli hayawezi kufuatiliwa hadi chanzo chake, kwa hiyo hujirudia. Na pale ambapo takwimu imebadilishwa kimakusudi, hakuna kitu cha kupitia.

Njia ya ukaguzi haihusu mashaka. Inahusu uwezo wa kujenga upya jinsi namba ilivyopatikana.

Kwa Nini Kanuni za Ufikiaji Ni Muhimu Katika Matawi

Katika lahajedwali, ufikiaji ni wote au hakuna. Yeyote anayeweza kufungua faili anaweza kuona na kubadilisha kila kitu ndani yake, ikiwemo wakopaji wa matawi mengine na kila takwimu ya kihistoria.

Ufikiaji unaozingatia majukumu hubadilisha swali kutoka "nani ana faili?" hadi "mtu huyu anapaswa kuwa na uwezo wa kufanya nini?" Afisa wa mikopo hurekodi marejesho ya wakopaji wake mwenyewe. Meneja wa tawi huona tawi lake. Mhasibu huona daftari kuu la hesabu.

Programu haileti uzingatiaji wa kanuni za udhibiti peke yake. Inakupa rekodi na vidhibiti vinavyofanya kuonyesha utendaji bora kuwezekane.

Nini Misukosuko ya Hivi Karibuni Inafunua Kuhusu Ustahimilivu wa MFI

Taasisi za fedha ndogo ndogo zinakabiliwa na misukosuko kwa njia ambayo wakopeshaji wakubwa hawakabiliwi. Wakopaji wamejikita katika sekta na maeneo yanayofanana, kwa hiyo msongo unagonga jalada lote mara moja, si mkopo kwa mkopo.

Janga la COVID-19 Lilifanya Taarifa za Kuchelewa Kuwa na Gharama Zaidi

Wakati wa janga la COVID-19, wakopeshaji walifanya maamuzi ya kupanga upya na ya kusitisha malipo kila wiki, wakati mwingine kila siku. MFI zilizokabiliana vizuri zaidi kwa kawaida zilikuwa zile zilizoweza kuona hali zao kwa haraka vya kutosha kuchukua hatua.

Ikiwa ilichukua wiki moja kubaini ni wakopaji gani walioacha kulipa na ni kiasi gani cha mfiduo kilichokuwa katika sekta zilizoathirika, jibu lilikuwa nyuma ya tatizo kila wakati. Ucheleweshaji katika hali ya kawaida ni uzembe. Ucheleweshaji wakati wa msukosuko hubadilisha matokeo.

Kwa Nini Utafiti Kutoka Peru Unasisitiza Haja ya Data ya Kuaminika

Peru ina mojawapo ya sekta za fedha ndogo ndogo zilizofanyiwa utafiti zaidi, kwa kiasi fulani kwa sababu imepitia ukuaji wa haraka na vipindi vya msongo mkubwa. Utafiti kutoka soko hilo mara kwa mara unataja mambo ya kitaasisi badala ya ubora wa wakopaji pekee kama chanzo cha matatizo ya MFI: udhibiti dhaifu wa ndani, ufuatiliaji hafifu wa jalada, na usimamizi unaofanya kazi kwa taarifa zisizo kamili.

Hiyo si utabiri kuhusu taasisi yako. Ni kichocheo cha busara cha kujiuliza kama ufuatiliaji wako mwenyewe ungegundua kuzorota mapema, au ungethibitisha tu baada ya kutokea.

Ushirikishwaji wa Kifedha Unategemea Nidhamu ya Kiutendaji

MFI inayopoteza udhibiti wa jalada lake huacha kutoa mikopo. Inapoacha kutoa mikopo, wakopaji ambao hawakuwa na njia nyingine ya mikopo hupoteza ufikiaji kabisa.

Nidhamu ya kiutendaji haipingani na dhamira ya kijamii ya fedha ndogo ndogo. Ndiyo inayofanya dhamira hiyo iwe endelevu.

Rekodi sahihi, ufuatiliaji wa malimbikizo kwa wakati, na taarifa za uaminifu huwalinda wakopaji sawa na mizania.

Kuelekea Mchakato wa Usimamizi wa Mikopo Ulio na Udhibiti

Uhamaji unaonekana kuwa hatari zaidi kuliko ulivyo. Hatari halisi ni kuendelea kukaa kwenye mfumo ambapo hakuna anayeweza kuthibitisha namba za leo, na MFI nyingi hugundua kwamba uhamaji huo unachukua siku badala ya miezi waliyoogopa.

Nini Mfumo Maalumu Unapaswa Kuweka Katika Sehemu Moja

Kwa uchache, sehemu moja inapaswa kuwa na:

• Mzunguko wa mkopo: Maombi, uidhinishaji, utoaji, ratiba, marejesho, kufungwa
• Mahesabu: Riba, ada, na adhabu zinazotumika kwa kanuni, si kwa mkono
• Uhasibu: Maingizo ya jarida ya kuingiza mara mbili yanayozalishwa kutoka kwa shughuli za mkopo
• Ufikiaji: Majukumu na mwonekano wa kiwango cha tawi kwa kila mfanyakazi
• Historia: Kumbukumbu ya ukaguzi wa mabadiliko, pamoja na hifadhi rudufu za kiotomatiki
• Ripoti: Salio lililosalia la sasa, malimbikizo, makundi ya umri wa madeni, PAR

Jambo la msingi si orodha ya vipengele. Ni kwamba haya yanaacha kuwa mafaili tofauti yanayodumishwa na watu tofauti.

Jinsi ya Kuhamisha Daftari la Mikopo Lililopo Kutoka Excel

Mpangilio wa kivitendo wa kazi:

1. Safisha kwanza orodha ya wakopaji. Ondoa majina yanayojirudia na sanifisha vitambulisho kabla hata hujaangalia mikopo.
2. Gandisha tarehe ya kukata. Kila kilichopo kabla ya tarehe hiyo kinakuwa salio la ufunguzi. Chochote baada yake? Hicho kinaingia kwenye mfumo mpya.
3. Ingiza wakopaji, kisha mikopo, kisha historia ya marejesho kwa kutumia Excel au CSV. Fanya kwa mpangilio huo—niamini, ni rahisi zaidi.
4. Patanisha sampuli. Chukua mikopo ishirini kutoka bidhaa na matawi tofauti. Angalia kama salio zinalingana, hadi senti moja.
5. Endesha yote mawili sambamba kwa wiki mbili. Kwa kweli, usikokote hili. Ukifanya hivyo, watu watang'ang'ania lahajedwali ya zamani milele.

Ikiwa faili ni fujo, itume tu badala ya kupambana nayo peke yako. Timu ya Lendbox inaweza kusanidi akaunti yako moja kwa moja kutoka kwenye faili yako ya Excel.

Maswali ya Kuuliza Kabla ya Kubadilisha Michakato ya Mwongozo

Muulize mtoa huduma haya moja kwa moja:

• Je, uhasibu unatokana na shughuli za mikopo, au ni moduli tofauti ambayo ni lazima niingize data upya?
• Je, afisa wa mikopo anaweza kusasisha marejesho akiwa uwandani kwa simu, hata kwenye matawi yasiyo na mtandao?
• Je, kumbukumbu ya ukaguzi inarekodi nini hasa?
• Je, vipengele vinazuiliwa na mpango, au tu na nafasi za watumiaji na matawi?
• Nani anashughulikia uingizaji wa data, na unagharimu kiasi gani?

Majibu hapa kwa kawaida hufichua mengi zaidi kuliko onyesho lolote lingeweza.

Mara tu daftari lako likiwa mahali pamoja, angalia nafasi halisi ya jalada lako—malimbikizo na yote—na uone ni kiasi gani inakaribia nambari ambayo umekuwa ukiitumia. Unaweza kushangaa, au labda la. Vyovyote iwavyo, inafaa kuiangalia.