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Gestion des clients

Connaissez tout l’historique d’un emprunteur avant de prêter à nouveau

La fiche emprunteur est la mémoire de l’institution. Quand un agent de crédit démissionne, tout ce qu’il savait d’un client est toujours dans le système.

Les prêts passés d’un emprunteur, avec les montants, le comportement de remboursement et les jours de retard
  • 1Les jours de retard sur tout l’historique de remboursement
  • 2Tout montant précédemment passé en perte

Chaque prêt que cet emprunteur a pris chez vous, et comment chacun s’est réellement déroulé. C’est l’écran depuis lequel l’agent travaille lors de l’évaluation.

Anatomie d’une fiche emprunteur

Tout ce que l’institution sait, sur un seul écran

Un agent de crédit garde l’essentiel de ceci dans sa tête, et la moitié dans son téléphone. Quand il part, cela part aussi. Voici les mêmes informations écrites là où l’institution les possède.

Le profil emprunteur complet, déroulé pour montrer chaque section de la fiche
  • 1KYC et identification — pièce d’identité, date de naissance, statut de vérification
  • 2Contact et adresse, y compris le numéro de mobile money d’où arrivent les paiements
  • 3Employeur ou détails de l’activité, et revenus déclarés
  • 4Garants, avec ce que chacun d’eux garantit
  • 5Proches à prévenir
  • 6Appartenance à un groupe ou à une SACCO, lorsque l’emprunteur en fait partie
  • 7Documents joints — copies de pièces d’identité, bulletins de paie, documents d’activité, contrats signés

Rien ici ne dépend du fait qu’un membre du personnel donné travaille encore pour vous.

Historique de crédit

Chaque prêt passé, et comment il s’est réellement déroulé

C’est sur les prêts renouvelés qu’une institution de microfinance gagne ou perd de l’argent. La décision dépend de ce que cet emprunteur a fait la dernière fois, pas de ce qu’il dit cette fois-ci.

L’historique montre chaque prêt que l’emprunteur a pris chez vous : le montant, le produit, s’il s’est clôturé dans les temps, le nombre de jours de retard des paiements, et si une partie a été passée en perte.

Lors de l’évaluation, c’est l’écran depuis lequel l’agent travaille. Un emprunteur qui a soldé trois prêts à temps n’est pas le même candidat que celui qui a soldé trois prêts avec trente jours de retard — et sans l’historique, les deux paraissent identiques sur le formulaire de demande.

Ce que cela fait

Ce que la fiche contient

Chacun de ces éléments vit d’ordinaire dans une boîte mail, une conversation WhatsApp ou une armoire à dossiers.

  • Documents sur le client

    Copies de pièces d’identité, bulletins de paie, documents d’activité et contrats signés se rattachent à l’emprunteur, et non à un fil d’e-mails. Toute personne autorisée à voir ce client peut retrouver le document, ce qui veut dire qu’une nouvelle demande ne commence pas par redemander sa pièce d’identité à l’emprunteur.

  • Garants et exposition

    Un garant est enregistré sur le prêt qu’il garantit, et la fiche client montre tout ce qu’une personne garantit sur l’ensemble de votre portefeuille. Avant d’accepter le même commerçant bien connu comme garant d’un cinquième prêt, vous voyez les quatre déjà en cours.

  • Relevés et soldes clients

    Un relevé couvrant tous les prêts d’un emprunteur, montrant ce qui a été décaissé, ce qui a été reçu et ce qui reste dû. C’est le document à remettre quand un emprunteur conteste un solde, et celui à classer quand un auditeur pose une question sur un client précis.

  • Recherche et filtres

    Trouvez un emprunteur par son nom, son numéro d’identification ou son numéro de téléphone. Filtrez la base clients par agence, par agent de crédit, selon qu’ils détiennent ou non un prêt en cours. C’est ainsi que l’on répond à des questions comme : quels clients d’une agence n’ont aucun prêt en cours et ont soldé le précédent à temps.

  • Cloisonnement par agence

    Les clients qu’un membre du personnel peut voir suivent les agences dans lesquelles il travaille. Un agent de crédit voit son agence. Un responsable régional en voit plusieurs. Le siège voit tout. Personne ne parcourt toute la base clients simplement parce que son compte le permettait.

  • Prévention des doublons

    Le même emprunteur saisi deux fois donne deux demi-historiques, et le second a toujours l’air d’un dossier vierge. Lendbox avertit lorsqu’un numéro d’identification existe déjà dans le système, si bien qu’un emprunteur qui revient est rapproché du dossier que vous détenez déjà sur lui.

Quand le personnel change

L’agent part. La fiche reste.

Le renouvellement du personnel est normal, et dans le crédit de terrain il est fréquent. Le risque n’est pas qu’une personne démissionne — c’est que le seul récit d’un emprunteur démissionne avec elle.

Parce que chaque champ, chaque document et chaque décision ont été écrits dans la fiche client au moment où ils se produisaient, l’agent qui reprend le portefeuille part de ce que l’institution sait, et non de ce qu’il parvient à reconstituer. L’historique des modifications montre ce qui a été modifié, par qui, et quand.

  • La passation est un changement d’autorisations, pas une reconstruction du dossier
  • Chaque modification de champ est attribuée et horodatée
  • Les fiches clients supprimées sont récupérables depuis la corbeille
  • Rien d’important ne vit uniquement dans un téléphone personnel

Avant de commencer

Pouvons-nous importer en masse la liste de clients que nous avons déjà ?
Oui. Importez vos clients existants depuis un tableur, avec leurs données d’identification, leurs contacts et leur agence. Les contrôles de doublons s’exécutent à l’entrée, si bien qu’un import ne crée pas deux fiches pour le même emprunteur.
Qui peut accéder aux données de nos clients ?
Les données sont chiffrées en transit et au repos, et l’accès suit les règles d’autorisation et d’agence que vous définissez — le personnel voit les clients que son rôle et son agence permettent.
Nous prêtons à des groupes, pas seulement à des particuliers. Est-ce que cela fonctionne ?
Oui. Un emprunteur peut appartenir à un groupe ou être membre d’une SACCO, et la fiche montre cette appartenance à côté de son historique individuel. Le crédit de groupe dispose de ses propres outils dans Lendbox pour les réunions, les prêts partagés et les garanties.

Les questions que l’on nous pose

À quoi sert un logiciel de gestion des clients pour une institution de microfinance ?
Il conserve la trace institutionnelle de chaque emprunteur — identification et KYC, contacts, garants, documents, appartenance à un groupe et historique complet des prêts pris et remboursés — de sorte que les décisions de crédit se prennent à partir de ce que l’institution sait plutôt que de ce qu’un agent se rappelle.
Pouvons-nous importer notre liste d’emprunteurs existante ?
Oui. Les clients peuvent être importés en masse depuis un tableur avec leurs données d’identification, de contact et d’agence, et les contrôles de doublons s’exécutent pendant l’import.
La fiche emprunteur montre-t-elle les prêts précédents et les impayés ?
Oui. Chaque prêt passé apparaît sur le client avec son montant, son produit, le comportement de remboursement, les jours de retard et tout montant passé en perte. C’est la vue qu’utilise l’agent de crédit lors de l’évaluation.
Pouvons-nous voir tout ce qu’un garant cautionne ?
Oui. Les garants sont enregistrés sur les prêts qu’ils garantissent, et la fiche client montre leur exposition totale sur l’ensemble de votre portefeuille.
Qu’advient-il de la fiche d’un emprunteur quand l’agent de crédit part ?
Rien. La fiche appartient à l’institution, pas à l’agent. La passation est un changement d’autorisations, et l’historique des modifications montre chaque changement apporté au dossier.
Lendbox convient-il à la gestion des membres d’une SACCO ?
Oui. Les membres sont tenus comme des clients, avec leur adhésion à la SACCO inscrite sur la fiche, à côté de leurs prêts, garants et documents.

Quelle que soit la partie qui vous amène, ceci est inclus

Emprunteurs, prêts et fichiers illimités
Aucun frais par enregistrement. Votre facture n’augmente pas parce que votre portefeuille a grandi.
Vos équipes sur le web, Android et iOS
Les mêmes données sur un ordinateur portable à l’agence et sur un téléphone sur le terrain.
Une piste d’audit complète
Chaque action porte le nom de la personne qui l’a effectuée et l’heure à laquelle elle l’a effectuée.

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