Mtiririko wa kazi wa uidhinishaji

Mtiririko wa uidhinishaji ni mfuatano uliobainishwa wa mapitio na uidhinishaji ambao ombi lazima lipitie kabla ya kuanza kutumika. Unabainisha nani anapitia nini, kwa mpangilio gani, chini ya masharti gani, na nini kinatokea wakati mpitiaji anaidhinisha, anakataa, au anarudisha ombi kwa marekebisho.

Katika ukopeshaji, mfano unaojulikana zaidi ni mtiririko wa uidhinishaji wa mkopo: ombi linasonga kutoka kwa afisa aliyeliingiza, kupitia ngazi moja au zaidi za mapitio, hadi kwa mtu au kamati iliyo na mamlaka ya kutenga fedha kwa kiasi hicho. Utaratibu huohuo unasimamia vitendo vingine visivyoweza kutenduliwa — malipo, ufutaji wa madeni, kusamehewa kwa ada, urekebishaji wa mikopo, maingizo ya jarida na marejesho ya fedha.

Sifa kuu ya mtiririko wa uidhinishaji ni kwamba mtu anayeanzisha kitendo si yule anayekidhinisha. Utengano huo ndio udhibiti. Kila kitu kingine — kanuni za uelekezaji, viwango vya uidhinishaji, vipima muda vya kupandisha ngazi — kipo ili kufanya utengano huo uweze kutekelezeka kwa kiwango kikubwa.

Kwa nini mitiririko ya uidhinishaji ni muhimu

Kuzuia ulaghai. Udhibiti mmoja wenye ufanisi zaidi dhidi ya ulaghai wa ndani ni kwamba hakuna mtu mmoja anayeweza kuunda na kuidhinisha muamala unaosogeza thamani. Mkopaji wa kubuniwa, malipo yaliyotiwa chumvi au ufutaji wa deni wa kimya kimya yote yanahitaji kula njama badala ya mhalifu mmoja.

Nidhamu ya mikopo. Mipaka ya uidhinishaji inalazimisha mifiduo mikubwa kupanda hadi kwa wapitiaji wenye uzoefu zaidi. Bila hivyo, viwango vya mikopo vinaelea kuelekea kwa yule mwenye matumaini makubwa zaidi.

Uzingatiaji wa kanuni. Miongozo ya busara ya kifedha katika mamlaka nyingi inahitaji mamlaka ya ukopeshaji iliyokabidhiwa iliyoandikwa, uidhinishaji wa bodi kwa mifiduo ya watu wa ndani na mikubwa, na ushahidi kwamba ngazi ya uidhinishaji ilifuatwa kweli badala ya kuandikwa tu.

Uwezo wa kukaguliwa. Kumbukumbu ya uidhinishaji inajibu swali ambalo wakaguzi na wasimamizi huuliza kila mara: nani aliidhinisha hili, kwa msingi gani, na lini.

Kasi, inapoundwa vizuri. Mtiririko unaoidhinisha kiotomatiki maombi madogo ya kawaida na kupandisha ngazi tu yale ya kipekee ni wa haraka kuliko ule ambapo meneja anatia sahihi kila kitu.

Vipengele vya msingi vya mtiririko wa uidhinishaji

Kichochezi. Tukio linaloanzisha mtiririko — ombi lililowasilishwa, ufutaji wa deni uliopendekezwa, malipo yanayozidi kiwango fulani yaliyoingizwa.

Majukumu, si watu binafsi. Hatua zinakabidhiwa kwa majukumu ili mtiririko uvumilie mabadiliko ya wafanyakazi, likizo na uhamisho. Mtu aliyetajwa kwa jina kama hatua ya uidhinishaji ni chanzo kimoja cha kushindwa.

Kanuni za uelekezaji. Masharti yanayoamua njia. Yanayojulikana zaidi ni kiasi, aina ya bidhaa, daraja la hatari la mkopaji, tawi, iwapo mfiduo hauna dhamana, na iwapo mkopaji ni mhusika mwenye uhusiano.

Mipaka ya uidhinishaji. Kiasi cha juu ambacho kila jukumu linaweza kuidhinisha, pia huitwa mamlaka ya ukopeshaji iliyokabidhiwa au viwango vya uidhinishaji.

Mfuatano. Ikiwa hatua zinafanyika moja baada ya nyingine, kwa wakati mmoja, au tu wakati sharti limetimizwa.

Matokeo. Idhinisha, kataa, au rudisha kwa ajili ya marekebisho. Kurudishwa kunapaswa kufungua upya ombi kwa ajili ya kuhaririwa na kuanzisha upya sehemu iliyoathirika ya mnyororo, si kuidhinisha kimya kimya.

Kupandishwa ngazi na vikomo vya muda. Nini kinachotokea wakati hatua inapoachwa bila kushughulikiwa. Chaguo ni pamoja na vikumbusho, kupandishwa ngazi kiotomatiki, au kukabidhiwa upya kwa mjumbe.

Sajili ya ukaguzi. Rekodi isiyoweza kubadilishwa ya kila kitendo: mhusika, jukumu, muhuri wa muda, uamuzi, maoni, na toleo la ombi wakati wa uamuzi.

Hatua za mtiririko wa uidhinishaji wa mkopo

1. Kunasa na kuwasilisha

Afisa wa mikopo hurekodi maombi, maelezo ya mkopaji, kiasi kilichoombwa, madhumuni, dhamana iliyotolewa na nyaraka za kuunga mkono. Uwasilishaji hufunga rekodi dhidi ya marekebisho zaidi na mwanzilishi.

2. Ukaguzi wa ukamilifu na ustahiki

Uchunguzi wa kiotomatiki au wa karani huthibitisha sehemu za lazima, kitambulisho halali, hali ya KYC, na kwamba vigezo vya bidhaa vilivyoombwa viko ndani ya sera. Maombi yasiyo kamili yanarudishwa badala ya kupelekwa ngazi ya juu.

3. Tathmini ya mikopo

Uwezo wa kumudu, uwezo wa kurejesha, historia ya ofisi ya kumbukumbu za mikopo, madeni yaliyopo na, inapohusika, hadhi ya kikundi hutathminiwa. Dhamana yoyote inathaminiwa na uwiano wa mkopo kwa thamani hujaribiwa dhidi ya sera.

4. Uidhinishaji wa ngazi ya kwanza

Kwa kawaida ni meneja wa tawi au msimamizi. Ikiwa kiasi kiko ndani ya kikomo chake kilichokabidhiwa na hakuna ubaguzi unaotumika, uamuzi unaishia hapa.

5. Kupandishwa ngazi kwa ajili ya kiasi au ubaguzi

Maombi yaliyo juu ya kikomo cha ngazi ya kwanza, au yenye ubaguzi wa sera kama vile kiwango kilicho nje ya mipaka au sharti lililoondolewa, huelekezwa juu — kwa meneja wa mikopo, kamati ya mikopo, au katika kesi kubwa zaidi kwa bodi.

6. Uidhinishaji wa mwisho na kutolewa kwa fedha

Uidhinishaji unaidhinisha ahadi. Utoaji wa fedha kwa kawaida ni udhibiti tofauti, unaotolewa tu mara tu ofa inapokubaliwa, dhamana inakamilishwa na nyaraka zinasainiwa. Kuchukulia uidhinishaji na utoaji wa fedha kama hatua moja kunaondoa kituo cha udhibiti.

7. Kukabidhiwa kwa huduma ya mkopo

Masharti yaliyoidhinishwa huwa rekodi ya kuanzishwa kwa huduma ya mkopo. Chochote kilichoidhinishwa lakini hakijapelekwa kwa usahihi ni kosa la huduma linalongoja kutokea.

Mitiririko ya mfululizo, sambamba na yenye masharti

• Mfululizo: Kila midhinishaji huchukua hatua kwa zamu; anayefuata anajulishwa tu baada ya aliyetangulia kuamua. Inafaa zaidi kwa: Maamuzi ya mikopo ambapo kila ngazi hujengwa juu ya ile iliyotangulia.
• Sambamba: Waidhinishaji kadhaa hukagua kwa wakati mmoja. Inafaa zaidi kwa: Ukaguzi huru kama vile wa kisheria na wa mikopo, ambapo hakuna unaotegemea mwingine.
• Kwa masharti: Tawi la mlolongo huwashwa tu iwapo kanuni imetimizwa. Inafaa zaidi kwa: Ushughulikiaji wa hali za pekee, mikopo kwa pande zinazohusiana, mfiduo mkubwa au usio na dhamana.
• Kwa kauli moja: Waidhinishaji wote waliopangiwa lazima waidhinishe. Inafaa zaidi kwa: Maamuzi ya kamati ambayo hayana mmiliki mmoja.
• Akidi: Kikundi kidogo kilichobainishwa lazima kiidhinishe. Inafaa zaidi kwa: Kamati zinazopaswa kufanya kazi wakati wajumbe hawapo.

Michakato mingi halisi ya ukopeshaji huchanganya haya: mfuatano kwa chaguo-msingi, kwa masharti juu ya kizingiti, na kwa akidi katika ngazi ya kamati.

Vikomo vya uidhinishaji na mamlaka yaliyokabidhiwa

Mamlaka ya ukopeshaji yaliyokabidhiwa ni ratiba inayoonyesha ni kiasi gani kila nafasi inaweza kuidhinisha. Mfano uliorahisishwa:

• Afisa mikopo: Sifuri (anapendekeza tu) kwa mikopo isiyo na dhamana na mikopo yenye dhamana. Hupeleka kwa meneja wa tawi.
• Meneja wa tawi: Mikopo midogo ya mtu binafsi (isiyo na dhamana); mikopo ya wastani yenye dhamana. Hupeleka kwa meneja wa mikopo.
• Meneja wa mikopo: Mfiduo wa wastani (usio na dhamana); mfiduo mkubwa zaidi wenye dhamana. Hupeleka kwa kamati ya mikopo.
• Kamati ya mikopo: Mfiduo mkubwa kwa mikopo isiyo na dhamana na yenye dhamana. Hupeleka kwa bodi.
• Bodi: Ukiukaji wa vikomo kwa watu wa ndani, pande zinazohusiana, na mdaiwa mmoja.

Kanuni tatu huongoza ratiba sahihi ya vikomo. Vikomo huwekwa kulingana na jumla ya mfiduo kwa mkopaji, si mkopo mahususi, hivyo mkopaji hawezi kuwekwa chini ya kizingiti kwa kugawanya ombi moja kuwa mengi. Vikomo ni chini zaidi kwa mikopo isiyo na dhamana kuliko yenye dhamana. Na mfiduo wa pande zinazohusiana na wa ndani hupandishwa ngazi bila kujali kiasi, kwa sababu hatari ni mgongano wa maslahi badala ya ukubwa.

Maker-checker na mgawanyo wa majukumu

Maker-checker, pia huitwa kanuni ya macho manne, huhitaji mtu wa pili kuhakiki muamala kabla haujakamilika. Huu ndio mtiririko wa uidhinishaji mdogo unaokubalika: hatua moja, watu wawili.

Mgawanyo wa majukumu ni kanuni pana zaidi kwamba hakuna nafasi moja inayopaswa kudhibiti zaidi ya moja kati ya: kuanzisha muamala, kuidhinisha, kuurekodi, na kuhifadhi mali inayohusika. Katika biashara ya mikopo hii inamaanisha afisa anayeanzisha mkopo hapaswi kutoa malipo, na mtu anayeingiza ufutaji wa mkopo hapaswi kuwa yule anayeuidhinisha.

Taasisi ndogo mara nyingi hukabiliwa na changamoto hapa kwa sababu mtu mmoja kwa kweli hushikilia majukumu kadhaa. Udhibiti wa kawaida wa kufidia ni uidhinishaji wa lazima wa watu wawili kwa fedha taslimu na malipo, mapitio huru ya mara kwa mara ya ubaguzi, likizo ya lazima, na mzunguko wa maafisa kati ya matawi au portfolio.

Michakato ya uidhinishaji zaidi ya maamuzi ya ukopeshaji

Mbinu hiyo hiyo hulinda hatua yoyote isiyoweza kutenduliwa au inayohamisha thamani:

• Malipo — utoaji wa fedha baada ya kuidhinishwa
• Ufutaji wa madeni — kuondoa mali isiyofanya vizuri kwenye vitabu vya hesabu
• Msamaha wa ada na adhabu — njia ya kawaida ya udanganyifu uliofichwa wakati haujadhibitiwa
• Urekebishaji na upangaji upya wa ratiba za malipo — jambo ambalo linaweza kuficha madeni yaliyochelewa likiidhinishwa na afisa yule yule ambaye portfolio yake inanufaika
• Maingizo ya jarida na marekebisho — hasa maingizo ya mwongozo yanayoathiri mapato au provisheni
• Marejesho ya fedha na utoaji wa malipo ya ziada
• Ufikiaji wa mtumiaji na mabadiliko ya majukumu — mchakato unaolinda mingine yote
• Mabadiliko ya kiwango cha riba au vigezo vya bidhaa

Michakato ya uidhinishaji katika fedha ndogo ndogo

Taasisi zinazotoa fedha ndogo ndogo hukabiliana na shinikizo mahususi la muundo:

Wingi dhidi ya ukaguzi wa kina. Maelfu ya mikopo midogo hayawezi kila moja kupata usikivu wa kamati. Jibu linalowezekana ni kikomo cha chini cha uidhinishaji wa kiotomatiki au kidhinishaji mmoja kwa mikopo midogo ya kawaida, huku upelekaji kwa ngazi ya juu ukihifadhiwa kwa ukubwa, ubaguzi na urekebishaji unaorudiwa.

Uanzishaji wa mikopo nyanjani. Maafisa hukusanya maombi mbali na tawi. Michakato lazima ifanye kazi kwenye vifaa vya mkononi na kuvumilia muunganisho wa vipindi, ikipanga mawasilisho kwenye foleni hadi yasawazishwe.

Ukopeshaji wa vikundi. Uidhinishaji unaweza kufanyika katika ngazi mbili: kikundi kinadhamini na kuwathibitisha wanachama, na taasisi huidhinisha kikomo cha kikundi na mgao wa mtu mmoja mmoja ndani yake.

Miundo ya matawi mengi Uelekezaji lazima uheshimu mipaka ya matawi ili meneja aidhinishe portfolio yake pekee, huku majukumu ya kanda na ofisi kuu yakidumisha usimamizi katika matawi yote.

Matarajio ya kasi ya majibu. Wakopaji mara nyingi huchagua wakopeshaji kwa kasi. Vipima muda vya kupandisha suala ngazi ya juu na ukabidhiwaji wa majukumu wakati wa likizo ni muhimu sawa na ngazi za uongozi zenyewe.

Mapungufu ya kawaida

• Kuidhinisha kipofu Waidhinishaji wasio na muda au wasio na taarifa huidhinisha kila kitu. Mchakato upo lakini udhibiti haupo.
• Vikomo vilivyowekwa chini sana. Kila kitu hupandishwa ngazi ya juu, kilele cha ngazi ya maamuzi huwa kikwazo, na vibali hukusanywa kwa pamoja bila kupitiwa.
• Watu binafsi waliotajwa kama hatua. Mtiririko wa kazi hukwama wakati wowote mtu huyo yuko likizoni.
• Hakuna njia ya kurudi kwa marekebisho. Waidhinishaji hukataa moja kwa moja au huidhinisha maombi yenye kasoro kwa sababu njia mbadala pekee ni kuanza upya.
• Kugawanya ili kuepuka vizingiti. Vikomo vinavyopimwa kwa kila mkopo badala ya kwa kila mkopaji hualika ugawanyaji.
• Uidhinishaji na utoaji wa fedha vimeunganishwa. Hufuta ukaguzi kwamba dhamana na nyaraka zipo kabla ya fedha kuhamishwa.
• Inaweza kuhaririwa baada ya uidhinishaji. Ikiwa masharti yanaweza kubadilika baada ya uidhinishaji bila kuanzisha upya mtiririko wa kazi, rekodi ya uidhinishaji haina maana.
• Njia dhaifu ya ukaguzi. Kurekodi tu uamuzi wa mwisho, na sio kila hatua, hakuachi ushahidi kwamba ngazi ya maamuzi ilifuatwa.

Maswali yanayoulizwa mara kwa mara

Kuna tofauti gani kati ya mtiririko wa kazi wa uidhinishaji na ngazi ya uidhinishaji? Ngazi ni muundo wa vyeo na vikomo vyake uliopangwa kwa daraja. Mtiririko wa kazi ni mchakato wa utendaji unaoelekeza ombi fulani kupitia muundo huo, ukijumuisha masharti, upandishaji ngazi na matokeo.

Ni kwa muda gani rekodi za uidhinishaji zinapaswa kuhifadhiwa? Kwa angalau kipindi cha kisheria cha kuhifadhi rekodi kinachotumika kwa muamala husika, ambacho katika mamlaka nyingi hudumu kwa miaka kadhaa baada ya akaunti kufungwa.