Logiciel de système de gestion de prêts en ligne : guide de l'acheteur et architecture

La plupart des prêteurs ne se mettent pas à chercher un système de gestion de prêts en ligne parce qu'ils veulent un nouveau logiciel. Ils le cherchent parce que quelque chose s'est cassé. Un remboursement a été enregistré deux fois. Un chargé de prêts est parti en emportant la seule copie du grand livre. Le tableur qui gérait le portefeuille depuis trois ans a fini par produire un solde que personne ne pouvait expliquer.

Si c'est là que vous en êtes, ce guide est fait pour vous. Il explique comment un logiciel de système de gestion de prêts est conçu sous le capot, ce qui distingue un véritable système de gestion de prêts en ligne d'un outil de bureau doté d'un écran de connexion, et les questions à poser avant de confier un portefeuille à l'un d'entre eux. Il ne classe pas les fournisseurs. Pour la comparaison directe, consultez notre guide des meilleures plateformes logicielles de gestion de prêts, que cet article est conçu pour accompagner.

Ce qu'est réellement un système de gestion de prêts en ligne

Un système de gestion de prêts en ligne (LMS) est un logiciel qui gère toute la durée de vie d'un prêt depuis un navigateur web : saisie de l'emprunteur, configuration du produit, approbation et décaissement du prêt, génération de l'échéancier de remboursement, enregistrement des remboursements, comptabilisation des écritures, relance des impayés, et clôture ou passage en perte du compte. Parce qu'il est basé sur le web, chaque agence, chaque chargé de prêts et chaque responsable travaille sur les mêmes données en direct depuis n'importe quel appareil, sans rien installer localement.

Ce dernier point fait toute la différence. Un système de gestion de prêts hérité vit sur une seule machine ou sur un serveur de bureau. Un tableur vit là où il a été envoyé par e-mail pour la dernière fois. Un système de gestion de prêts en ligne vit à un seul endroit, et tout le monde le consulte.

Il vaut la peine de distinguer trois termes qui sont utilisés de manière interchangeable :

• Système d'octroi de prêts (LOS). La partie amont du cycle de vie : demandes, KYC, évaluation du crédit, approbation. Certaines plateformes le vendent séparément.
• Système de gestion de prêts (LMS) ou logiciel de gestion des prêts. Tout ce qui suit le décaissement : échéanciers, remboursements, affectation, impayés, restructuration, clôture.
• Système de gestion du crédit. Généralement le terme d'un fournisseur pour un LOS et un LMS combinés avec la comptabilité et le reporting, afin que le prêteur gère toute son activité au même endroit.

Pour la plupart des prêteurs non bancaires, le bon achat est le troisième. Acheter un outil d'octroi et un outil de gestion auprès de fournisseurs différents crée un projet d'intégration avant même d'avoir accordé un seul prêt.

Comment un système de gestion de prêts en ligne est conçu

Vous n'avez pas besoin d'être développeur pour acheter un logiciel, mais vous devez comprendre la structure de ce que vous achetez, car l'architecture détermine ce que le produit pourra ou non faire par la suite. Presque tous les logiciels sérieux de gestion de prêts en ligne reposent sur les quatre mêmes couches.

1. La couche d'accès

C'est ce que vous voyez : une application navigateur pour le personnel, généralement une application mobile pour les agents de terrain, et de plus en plus un portail emprunteur en libre-service. Demandez s'il s'agit du même système sous des apparences différentes, ou de produits distincts cousus ensemble. Si un remboursement enregistré dans l'application de terrain met une heure à apparaître dans le tableau de bord du responsable d'agence, vous avez affaire au second cas.

2. Le moteur de prêt

Le cœur de tout logiciel de système de gestion de prêts. Il contient les définitions des produits de prêt (méthode d'intérêt, durée, frais, pénalités, délais de grâce, règles de garantie) et effectue les calculs qui en découlent :

• Génération de l'échéancier. Taux fixe, solde dégressif, intérêts seuls avec paiement in fine, échéanciers irréguliers pour les emprunteurs saisonniers. Un moteur faible en prend en charge un ou deux et vous oblige à contourner le reste.
• Cascade d'affectation. Lorsqu'un emprunteur paie, le moteur décide de ce que l'argent règle en premier. Un ordre courant est : pénalités, puis frais, puis intérêts, puis principal, tout excédent étant conservé comme trop-perçu. L'ordre doit être configurable par produit, et il doit être visible sur l'enregistrement du remboursement, car c'est là que commencent la plupart des litiges avec les emprunteurs.
• Constitution des intérêts et ancienneté. Constitution quotidienne des intérêts, et tranches de portefeuille à risque (30, 60, 90 jours et au-delà) calculées à partir de l'échéancier plutôt que saisies à la main.
• Événements du cycle de vie. Compléments, reconductions, restructurations, passages en perte et recouvrement des garanties, chacun devant préserver l'historique d'origine du prêt plutôt que de l'écraser.

3. La couche comptable

C'est la couche qui distingue un logiciel de gestion du crédit d'un simple suivi de prêts amélioré. Chaque décaissement, remboursement, frais, constitution d'intérêts et passage en perte doit générer automatiquement une écriture en partie double dans un plan comptable, avec une attribution par agence si vous en avez plusieurs. Si le produit tient un « portefeuille de prêts » et attend de vous que vous ressaisissiez les mêmes chiffres dans un logiciel comptable distinct, vous achetez deux sources de vérité et le travail de rapprochement qui va avec.

4. La couche de données et d'intégration

Sous tout cela se trouvent une base de données, un espace de stockage de documents pour les fichiers KYC et les contrats signés, et un ensemble de connecteurs : SMS et WhatsApp pour les relances, rails de paiement pour les encaissements, bureaux de crédit pour le reporting, et une API pour que vos propres systèmes puissent lire et écrire les données de prêt. Deux questions d'architecture importent ici plus que toute liste de fonctionnalités :

• Multi-locataire ou mono-locataire ? La plupart des systèmes de gestion de prêts en ligne sont multi-locataires, ce qui signifie que de nombreux prêteurs partagent la même application avec leurs données logiquement séparées. C'est normal, c'est ce qui maintient le prix bas, et c'est sûr lorsque c'est bien fait. Ce que vous voulez savoir, c'est comment les données sont isolées, où elles sont hébergées, et si vous pouvez toutes les exporter à la demande.
• À qui appartiennent les intégrations ? Si chaque connexion à un prestataire de paiement ou à un bureau de crédit est un projet sur mesure facturé à l'heure, le coût total de possession ne ressemblera pas au prix de l'abonnement.

Ce qu'il faut évaluer avant d'acheter

La brochure de tout système de gestion de prêts dira qu'il gère l'intégralité du cycle de vie. L'évaluation ci-dessous est conçue pour vérifier si c'est vrai pour votre cycle de vie.

Flexibilité des produits et des échéanciers

Écrivez chaque produit de prêt que vous proposez aujourd'hui et les deux que vous prévoyez de lancer l'année prochaine. Demandez au fournisseur de configurer chacun d'eux dans un compte de démonstration, et non de décrire comment cela serait fait. Prêtez attention aux délais de grâce, aux règles de pénalité, au moment du prélèvement des frais (à l'avance, déduits du décaissement ou répartis sur les échéances) et à la possibilité de modifier un échéancier après un paiement manqué sans corrompre l'historique.

Profondeur comptable

Ouvrez le plan comptable. Enregistrez un décaissement et un remboursement, puis examinez les écritures de journal. Vérifiez que les revenus d'intérêts, les revenus de frais, les revenus de pénalités et le recouvrement du principal aboutissent dans des comptes distincts, et qu'une radiation s'annule correctement en contrepartie de la provision. Si la comptabilité est un export vers un autre outil plutôt qu'un grand livre natif, prévoyez le coût d'un comptable.

Rôles, approbations et piste d'audit

Un système de gestion des prêts est autant un système de contrôle qu'un système d'enregistrement. Vous devez pouvoir définir qui peut créer un emprunteur, qui peut approuver un prêt au-delà d'un certain montant, qui peut enregistrer un remboursement et qui peut supprimer quoi que ce soit. Chaque action doit être journalisée avec l'utilisateur, l'heure et les valeurs avant/après. Demandez à voir le journal, pas la description de la fonctionnalité.

Multi-agences et multi-devises

Même un prêteur à agence unique devrait vérifier cela, car la deuxième agence arrive généralement plus tôt que prévu. Les rapports par agence, les comptes de trésorerie par agence et les vues consolidées au siège constituent le minimum. Si vous prêtez dans plus d'une devise, confirmez que le grand livre gère la réévaluation plutôt que de tout stocker dans une seule unité et de convertir à l'écran.

Canaux destinés aux emprunteurs

Les rappels automatisés par SMS, WhatsApp et e-mail réduisent les impayés de manière plus fiable que n'importe quelle politique de recouvrement. Un portail emprunteur où les clients consultent leur solde, téléchargent leur relevé et parfois remboursent réduit le nombre d'appels que vos agents doivent gérer. Vérifiez ce que coûte chaque canal séparément ; les crédits de messagerie sont généralement facturés en plus de l'abonnement.

Propriété des données et sortie

Avant d'importer un portefeuille, sachez comment vous le sortiriez. Vous voulez un export complet des emprunteurs, des prêts, des échéanciers, des remboursements et du grand livre général dans un format standard, disponible sans avoir à contacter le support. Un fournisseur incapable de répondre rapidement à cette question vous dit quelque chose.

Sécurité, sauvegardes et disponibilité

Posez trois questions simples. Où les données sont-elles hébergées ? À quelle fréquence sont-elles sauvegardées, et une restauration a-t-elle déjà été testée ? Quelle a été la disponibilité au cours des douze derniers mois, et existe-t-il une page de statut publique ? Vous n'auditez pas leur infrastructure ; vous vérifiez s'ils y ont réfléchi.

Modèle de tarification

Les logiciels de gestion des prêts sont tarifés grosso modo de trois façons : par utilisateur ou par agence, par prêt actif, ou en pourcentage du portefeuille. La première est prévisible et ne pénalise pas la croissance. La deuxième croît avec le volume et est facile à prévoir si vous connaissez votre nombre de prêts. La troisième est courante dans le haut de gamme et rend le logiciel plus cher précisément lorsque l'activité se porte bien. Modélisez les trois par rapport à votre portefeuille dans trois ans, pas aujourd'hui.

Signaux d'alarme lors d'une démonstration

• Les intérêts, les échéanciers ou le vieillissement sont calculés en dehors du système puis importés.
• La suppression d'un remboursement le supprime entièrement au lieu de l'annuler.
• Le fournisseur fait la démonstration sur ses propres données et ne peut pas configurer en direct l'un de vos produits réels.
• Il n'y a pas d'API, ou l'API est « sur la feuille de route ».
• Les sauvegardes, le lieu d'hébergement ou l'export des données nécessitent un e-mail de suivi.
• La tarification n'est communiquée qu'après la démonstration.

Système web vs sur site vs tableurs

• Accès : - Tableurs : Quiconque possède le fichier

  • LMS sur site : Réseau du bureau uniquement
  • LMS web : Tout appareil, partout

• Multi-utilisateurs : - Tableurs : Conflits de versions

  • LMS sur site : Oui, au sein du bureau
  • LMS web : Oui, en direct

• Intérêts et vieillissement : - Tableurs : Formules manuelles

  • LMS sur site : Automatisé
  • LMS en ligne : Automatisé

• Comptabilité : - Tableurs : Classeur séparé

  • LMS sur site : Souvent un module séparé
  • LMS en ligne : Grand livre natif

• Piste d'audit : - Tableurs : Aucune

  • LMS sur site : Partielle
  • LMS en ligne : Complète, pour chaque action

• Sauvegardes : - Tableurs : Ce que vous pensez à faire

  • LMS sur site : Le problème de votre service informatique
  • LMS en ligne : Gérées par le fournisseur

• Mises à niveau : - Tableurs : Aucune

  • LMS sur site : Planifiées, perturbatrices
  • LMS en ligne : Continues

• Coût initial : - Tableurs : Aucun

  • LMS sur site : Élevé (licence, serveur)
  • LMS en ligne : Faible (abonnement)

Les tableurs ne sont pas un mauvais choix pour un prêteur qui gère vingt prêts et un seul chargé de clientèle. Ils le deviennent à partir du moment où deux personnes doivent accéder aux mêmes données le même jour. Si c'est là que vous en êtes, notre guide sur comment migrer d'Excel vers une plateforme de gestion de prêts aborde en détail le nettoyage des données et le basculement.

Adapter le système au modèle de prêt

Le bon système de gestion de prêts en ligne dépend moins de votre taille que de votre façon de prêter.

• Les prêteurs de microcrédit et de crédit à la consommation qui gèrent des prêts à court terme et à volume élevé ont besoin d'une origination rapide, de rappels automatisés et d'un moteur d'allocation performant. La profondeur comptable importe moins que le débit.
• Les institutions de microfinance ont besoin de prêts de groupe, de vues de portefeuille par chargé de clientèle, de rapports sur le portefeuille à risque et de provisions conformes aux directives prudentielles du régulateur.
• Les SACCO et les coopératives ont besoin de comptes membres en plus des prêts, de registres de parts et d'épargne, et d'une logique de dividendes. Un système uniquement dédié aux prêts laissera la moitié de l'activité dans des tableurs.
• Les prêteurs sur salaire et par retenue à la source ont besoin d'un import en masse des remboursements à partir des calendriers de l'employeur et d'un rapprochement avec les retenues attendues.
• Les prêteurs adossés à des actifs et à des garanties ont besoin d'un registre des garanties, d'un historique des valorisations et d'un suivi du recouvrement qui impute le produit de la vente et les coûts au prêt.

Une plateforme qui prétend servir les cinq modèles aussi bien n'en sert généralement bien qu'un seul. Demandez quel modèle de prêt les clients existants du fournisseur utilisent majoritairement.

Comment mener l'évaluation

1. Documentez votre cycle de vie. Une page : comment un prêt passe aujourd'hui de la demande à la clôture, qui le traite et où cela se passe mal.
2. Présélectionnez trois plateformes. Utilisez la comparaison de notre guide des plateformes de gestion de prêts pour affiner selon la taille du prêteur, le type de déploiement et le modèle de prêt.
3. Chargez des données réelles dans un essai. Vingt emprunteurs et prêts réels, y compris votre prêt restructuré le plus complexe. N'évaluez pas sur la base des données d'exemple du fournisseur.
4. Réalisez une clôture mensuelle. Enregistrez une semaine de remboursements, générez le rapport de vieillissement, vérifiez les écritures et rapprochez la trésorerie. C'est là que les produits échouent.
5. Testez la sortie. Exportez tout. Si vous ne pouvez pas, arrêtez.
6. Chiffrez-le à la troisième année. Appliquez le modèle tarifaire à votre portefeuille projeté, ajoutez les coûts de messagerie et d'intégration, puis comparez les totaux plutôt que les tarifs affichés.

Questions fréquemment posées

Quelle est la différence entre un système de gestion de prêts et un logiciel de gestion des remboursements ? Le logiciel de gestion des remboursements couvre la partie du cycle de vie postérieure au décaissement : échéanciers, remboursements, impayés et clôture. Un système de gestion de prêts inclut généralement la gestion des remboursements ainsi que l'origination, la comptabilité et le reporting. Les fournisseurs utilisent ces termes de façon approximative ; vérifiez donc la liste des fonctionnalités plutôt que l'appellation.

Un système de gestion de prêts en ligne est-il assez sûr pour un prêteur réglementé ? Oui, lorsque le fournisseur peut démontrer un chiffrement en transit et au repos, un accès basé sur les rôles, un journal d'audit complet, des sauvegardes documentées et une réponse claire sur le lieu d'hébergement. De nombreux régulateurs acceptent désormais les systèmes hébergés dans le cloud ; certains exigent que les données soient hébergées dans le pays. Confirmez donc l'exigence applicable à votre juridiction avant la présélection.

Combien de temps faut-il pour déployer un logiciel de système de gestion de prêts ? Pour un prêteur de petite ou moyenne taille disposant de données propres, la configuration et la migration prennent généralement de deux à six semaines. L'essentiel de ce temps est consacré au nettoyage des données existantes, et non à l'apprentissage du logiciel.

Un système de gestion de prêts en ligne peut-il gérer à la fois les prêts de groupe et les prêts individuels ? Les meilleurs le peuvent. Confirmez que les prêts de groupe suivent la responsabilité et le remboursement individuels de chaque membre, et que les rapports par chargé de clientèle et par agence peuvent être filtrés selon la méthodologie de prêt.

Ai-je encore besoin d'un logiciel de comptabilité distinct ? Non, si le système de gestion des prêts dispose d'un grand livre en partie double natif avec un plan comptable configurable. S'il se contente d'exporter vers un logiciel de comptabilité, vous aurez besoin des deux, et vous devrez les rapprocher.

Et maintenant, par où commencer ?

Si ce guide vous a fourni le vocabulaire, l'étape suivante est la comparaison. Notre guide des meilleures plateformes logicielles de gestion des prêts place les principaux systèmes côte à côte selon les critères exacts ci-dessus : couverture du cycle de vie, profondeur comptable, type de déploiement, modèle tarifaire et les modèles de prêt que chacun sert le mieux. Si vous souhaitez voir comment une plateforme répond à ces questions en pratique, la page fonctionnalités de gestion des prêts Lendbox présente le moteur de prêt, la couche comptable et les canaux emprunteurs décrits ici.