Software de sistema de gestão de empréstimos online: guia do comprador e arquitetura

A maioria dos credores não procura um sistema de gestão de empréstimos online porque quer um software novo. Procura porque algo quebrou. Um pagamento foi registrado duas vezes. Um agente de crédito saiu da empresa e levou consigo a única cópia do livro-razão. A planilha que administrou a carteira por três anos finalmente produziu um saldo que ninguém conseguiu explicar.

Se é essa a sua situação, este guia é para você. Ele explica como o software de sistema de gestão de empréstimos é montado por dentro, o que separa um verdadeiro sistema de gestão de empréstimos baseado na web de uma ferramenta de desktop com uma tela de login, e as perguntas a fazer antes de confiar uma carteira a qualquer um deles. Ele não classifica fornecedores. Para a comparação direta, consulte nosso guia sobre as melhores plataformas de software de gestão de empréstimos, que este artigo foi feito para ser lido em conjunto.

O que um sistema de gestão de empréstimos online realmente é

Um sistema de gestão de empréstimos online (LMS) é um software que administra toda a vida de um empréstimo a partir de um navegador web: capturando o tomador, configurando o produto, aprovando e liberando o empréstimo, gerando o cronograma de pagamentos, registrando os pagamentos, lançando os registros contábeis, cobrando inadimplências e encerrando ou baixando a conta. Por ser baseado na web, cada agência, agente e gerente trabalha sobre os mesmos dados em tempo real a partir de qualquer dispositivo, sem nada instalado localmente.

Esse último ponto é toda a diferença. Um sistema de gestão de empréstimos legado vive em uma única máquina ou em um servidor do escritório. Uma planilha vive onde quer que tenha sido enviada por e-mail pela última vez. Um sistema de gestão de empréstimos baseado na web vive em um só lugar, e todos olham para ele.

Vale a pena separar três termos que são usados de forma intercambiável:

• Sistema de originação de empréstimos (LOS). A parte inicial do ciclo de vida: solicitações, KYC, avaliação de crédito, aprovação. Algumas plataformas vendem isso separadamente.
• Sistema de gestão de empréstimos (LMS) ou software de administração de empréstimos. Tudo após a liberação: cronogramas, pagamentos, alocação, inadimplência, reestruturação, encerramento.
• Sistema de gestão de crédito. Geralmente o termo de um fornecedor para um LOS e um LMS combinados com contabilidade e relatórios, para que o credor administre toda a operação em um só lugar.

Para a maioria dos credores não bancários, a compra certa é a terceira. Comprar uma ferramenta de originação e uma ferramenta de administração de fornecedores diferentes cria um projeto de integração antes mesmo de você ter concedido um único empréstimo.

Como um sistema de gestão de empréstimos baseado na web é construído

Você não precisa ser desenvolvedor para comprar software, mas precisa entender a forma do que está comprando, porque a arquitetura determina o que o produto pode e não pode fazer depois. Quase todo software sério de administração de empréstimos baseado na web é construído nas mesmas quatro camadas.

1. A camada de acesso

É o que você vê: um aplicativo de navegador para a equipe, geralmente um aplicativo móvel para agentes de campo e, cada vez mais, um portal de autoatendimento para o tomador. Pergunte se são o mesmo sistema com roupas diferentes ou produtos separados costurados juntos. Se um pagamento registrado no aplicativo de campo leva uma hora para aparecer no painel do gerente da agência, você tem o segundo tipo.

2. O motor de empréstimos

O núcleo de qualquer software de sistema de gestão de empréstimos. Ele guarda as definições do produto de empréstimo (método de juros, prazo, taxas, multas, períodos de carência, regras de garantia) e faz a aritmética que decorre delas:

• Geração de cronograma. Taxa fixa, saldo devedor, somente juros com parcela final, cronogramas irregulares para tomadores sazonais. Um motor fraco suporta um ou dois desses e faz você contornar o restante.
• Cascata de alocação. Quando um tomador paga, o motor decide o que o dinheiro liquida primeiro. Uma ordem comum é multas, depois taxas, depois juros, depois principal, com qualquer excedente mantido como pagamento a maior. A ordem deve ser configurável por produto e deve estar visível no registro do pagamento, porque é aqui que começam a maioria das disputas com os tomadores.
• Provisão e envelhecimento. Provisão diária de juros e faixas de carteira em risco (30, 60, 90 dias e além) calculadas a partir do cronograma, em vez de inseridas manualmente.
• Eventos do ciclo de vida. Aditivos, rolagens, reestruturações, baixas e recuperação de garantias, cada um dos quais deve preservar o histórico original do empréstimo intacto, em vez de sobrescrevê-lo.

3. A camada contábil

Esta é a camada que separa o software de gestão de crédito de um rastreador de empréstimos glorificado. Cada liberação, pagamento, taxa, provisão e baixa deve lançar automaticamente um registro de partidas dobradas em um plano de contas, com atribuição por agência se você tiver mais de uma agência. Se o produto mantém um "livro de empréstimos" e espera que você reinsira os mesmos números em um pacote contábil separado, você está comprando duas fontes de verdade e o trabalho de conciliação que vem com elas.

4. A camada de dados e integração

Por baixo de tudo há um banco de dados, um repositório de documentos para arquivos de KYC e contratos assinados, e um conjunto de conectores: SMS e WhatsApp para lembretes, trilhos de pagamento para cobranças, birôs de crédito para relatórios e uma API para que seus próprios sistemas possam ler e gravar dados de empréstimos. Duas questões arquiteturais importam aqui mais do que qualquer lista de recursos:

• Multi-inquilino ou inquilino único? A maioria dos sistemas de gestão de empréstimos online é multi-inquilino, o que significa que muitos credores compartilham o mesmo aplicativo com seus dados logicamente separados. Isso é normal, é assim que o preço permanece baixo e é seguro quando feito corretamente. O que você quer saber é como os dados são isolados, onde estão hospedados e se você pode exportar todos eles sob demanda.
• Quem é dono das integrações? Se cada conexão com um provedor de pagamento ou birô é um projeto personalizado cobrado por hora, o custo total de propriedade não se parecerá com o preço da assinatura.

O que avaliar antes de comprar

O folheto de qualquer sistema de gestão de empréstimos dirá que ele cobre o ciclo de vida completo. A avaliação abaixo foi feita para descobrir se isso é verdade para o seu ciclo de vida.

Flexibilidade de produto e cronograma

Anote todos os produtos de empréstimo que você oferece hoje e os dois que planeja lançar no próximo ano. Peça ao fornecedor para configurar cada um em uma conta de demonstração, não para descrever como seria feito. Preste atenção aos períodos de carência, regras de penalidade, momento da cobrança de taxas (antecipadas, deduzidas do desembolso ou distribuídas ao longo das parcelas) e se um cronograma pode ser editado após um pagamento perdido sem corromper o histórico.

Profundidade contábil

Abra o plano de contas. Lance um desembolso e um pagamento e observe os lançamentos contábeis. Verifique se a receita de juros, a receita de taxas, a receita de penalidades e a recuperação de principal caem em contas separadas, e se uma baixa é revertida corretamente contra a provisão. Se a contabilidade for uma exportação para outra ferramenta em vez de um razão nativo, inclua um contador no custo.

Funções, aprovações e trilha de auditoria

Um sistema de gestão de empréstimos é tanto um sistema de controle quanto de registro. Você deve poder definir quem pode criar um tomador, quem pode aprovar um empréstimo acima de determinado valor, quem pode registrar um pagamento e quem pode excluir qualquer coisa. Cada ação deve ser registrada com o usuário, o horário e os valores antes e depois. Peça para ver o log, não a descrição do recurso.

Multifiliais e multimoedas

Mesmo um credor de filial única deve verificar isso, porque a segunda filial tende a chegar antes do planejado. Relatórios por filial, contas de caixa por filial e visões consolidadas na matriz são o mínimo. Se você empresta em mais de uma moeda, confirme se o razão lida com a reavaliação em vez de armazenar tudo em uma única unidade e converter na tela.

Canais voltados ao tomador

Lembretes automatizados por SMS, WhatsApp e e-mail reduzem a inadimplência de forma mais confiável do que qualquer política de cobrança. Um portal do tomador onde os clientes veem seu saldo, baixam seu extrato e, às vezes, pagam, reduz o número de ligações que seus agentes atendem. Verifique quanto cada canal custa separadamente; os créditos de mensagens geralmente são cobrados além da assinatura.

Propriedade dos dados e saída

Antes de migrar uma carteira, saiba como você a tiraria de lá. Você quer uma exportação completa de tomadores, empréstimos, cronogramas, pagamentos e do razão geral em um formato padrão, disponível sem precisar acionar o suporte. Um fornecedor que não consegue responder isso rapidamente está lhe dizendo algo.

Segurança, backups e disponibilidade

Faça três perguntas simples. Onde os dados estão hospedados? Com que frequência são copiados e algum restore já foi testado? Qual foi a disponibilidade nos últimos doze meses e existe uma página de status pública? Você não está auditando a infraestrutura deles; está verificando se eles já pensaram sobre isso.

Modelo de preços

O software de sistema de gestão de empréstimos é precificado basicamente de três formas: por usuário ou por filial, por empréstimo ativo, ou como porcentagem da carteira. A primeira é previsível e não penaliza o crescimento. A segunda cresce com o volume e é fácil de projetar se você conhece sua quantidade de empréstimos. A terceira é comum no segmento corporativo e torna o software mais caro justamente quando o negócio vai bem. Projete as três contra sua carteira em três anos, não hoje.

Sinais de alerta durante uma demonstração

• Juros, cronogramas ou envelhecimento são calculados fora do sistema e importados.
• Excluir um pagamento o remove completamente em vez de revertê-lo.
• O fornecedor demonstra com seus próprios dados e não consegue configurar um dos seus produtos reais ao vivo.
• Não há API, ou a API está "no roadmap".
• Backups, local de hospedagem ou exportação de dados exigem um e-mail de acompanhamento.
• O preço é informado somente após a demonstração.

Sistema baseado na web vs. local vs. planilhas

• Acesso: - Planilhas: Quem tiver o arquivo

  • LMS local: Somente na rede do escritório
  • LMS baseado na web: Qualquer dispositivo, em qualquer lugar

• Multiusuário: - Planilhas: Conflitos de versão

  • LMS local: Sim, dentro do escritório
  • LMS baseado na web: Sim, ao vivo

• Juros e envelhecimento: - Planilhas: Fórmulas manuais

  • LMS local: Automatizado
  • LMS baseado na web: Automatizado

• Contabilidade: - Planilhas: Pasta de trabalho separada

  • LMS local: Frequentemente um módulo separado
  • LMS baseado na web: Livro-razão nativo

• Trilha de auditoria: - Planilhas: Nenhuma

  • LMS local: Parcial
  • LMS baseado na web: Completa, por ação

• Backups: - Planilhas: O que você lembrar de fazer

  • LMS local: Problema da sua TI
  • LMS baseado na web: Gerenciado pelo fornecedor

• Atualizações: - Planilhas: Nenhuma

  • LMS local: Programadas, disruptivas
  • LMS baseado na web: Contínuas

• Custo inicial: - Planilhas: Nenhum

  • LMS local: Alto (licença, servidor)
  • LMS baseado na web: Baixo (assinatura)

As planilhas não são erradas para um credor com vinte empréstimos e um único agente. Elas se tornam erradas no momento em que duas pessoas precisam acessar os mesmos dados no mesmo dia. Se é aí que você está, nosso guia sobre como migrar do Excel para uma plataforma de gestão de empréstimos aborda a limpeza dos dados e a transição em detalhes.

Combinando o sistema com o modelo de crédito

O sistema online de gestão de empréstimos certo depende menos do seu tamanho do que de como você empresta.

• Credores de microcrédito e de crédito ao consumidor com empréstimos de curto prazo e alto volume precisam de originação rápida, lembretes automatizados e um bom mecanismo de alocação. A profundidade contábil importa menos do que a capacidade de processamento.
• Instituições de microfinanças precisam de empréstimos em grupo, visões de carteira por agente, relatórios de carteira em risco e provisionamento alinhado às diretrizes prudenciais do regulador.
• SACCOs e cooperativas precisam de contas de associados junto com os empréstimos, razões de cotas e poupança e lógica de dividendos. Um sistema apenas de empréstimos deixará metade da operação nas planilhas.
• Credores de folha de pagamento e desconto em salário precisam de upload em lote de pagamentos a partir das planilhas do empregador e de conciliação com os descontos esperados.
• Credores com garantia de ativos e colaterais precisam de um registro de garantias, histórico de avaliações e acompanhamento de recuperação que lançe os valores de venda e os custos de volta ao empréstimo.

Uma plataforma que afirma atender igualmente bem aos cinco modelos geralmente atende bem a apenas um. Pergunte qual modelo de crédito a maioria dos clientes atuais do fornecedor opera.

Como conduzir a avaliação

1. Documente seu ciclo de vida. Uma página: como um empréstimo passa da consulta ao encerramento hoje, quem o toca e onde dá errado.
2. Pré-selecione três plataformas. Use a comparação em nosso guia de plataformas de gestão de empréstimos para filtrar por porte do credor, tipo de implantação e modelo de crédito.
3. Carregue dados reais em um teste. Vinte tomadores e empréstimos reais, incluindo o seu caso reestruturado mais complicado. Não avalie com base nos dados de amostra do fornecedor.
4. Execute um fechamento mensal. Registre uma semana de pagamentos, gere o relatório de envelhecimento, verifique os lançamentos e concilie o caixa. É aqui que os produtos falham.
5. Teste a saída. Exporte tudo. Se não conseguir, pare.
6. Calcule o preço no terceiro ano. Aplique o modelo de precificação à sua carteira projetada, some os custos de mensagens e integração e compare os totais em vez das taxas anunciadas.

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre um sistema de gestão de empréstimos e um software de administração de empréstimos? O software de administração de empréstimos cobre a parte pós-desembolso do ciclo de vida: cronogramas, pagamentos, inadimplência e encerramento. Um sistema de gestão de empréstimos geralmente inclui a administração mais originação, contabilidade e relatórios. Os fornecedores usam os termos de forma imprecisa, então verifique a lista de recursos em vez do rótulo.

Um sistema de gestão de empréstimos baseado na web é seguro o suficiente para um credor regulamentado? Sim, quando o fornecedor consegue demonstrar criptografia em trânsito e em repouso, acesso baseado em funções, um registro de auditoria completo, backups documentados e uma resposta clara sobre o local de hospedagem. Muitos reguladores hoje aceitam sistemas hospedados em nuvem; alguns exigem que os dados sejam hospedados no país, então confirme o requisito da sua jurisdição antes da pré-seleção.

Quanto tempo leva para implantar um software de sistema de gestão de empréstimos? Para um credor de pequeno ou médio porte com dados limpos, a configuração e a migração normalmente levam de duas a seis semanas. A maior parte desse tempo é gasta limpando os dados existentes, não aprendendo o software.

Um sistema online de gestão de empréstimos pode lidar com empréstimos em grupo e empréstimos individuais ao mesmo tempo? Os melhores conseguem. Confirme se os empréstimos em grupo rastreiam a responsabilidade e o pagamento individual de cada membro, e se os relatórios por agente e por agência podem ser filtrados por metodologia de crédito.

Ainda preciso de um software de contabilidade separado? Não, se o sistema de gestão de empréstimos tiver um razão contábil de partidas dobradas nativo com um plano de contas configurável. Se ele apenas exportar para um software de contabilidade, você precisará dos dois e terá que conciliá-los.

Para onde ir a partir daqui

Se este guia lhe deu o vocabulário, o próximo passo é a comparação. Nosso guia sobre as melhores plataformas de software de gestão de empréstimos coloca os principais sistemas lado a lado exatamente nos critérios acima: cobertura do ciclo de vida, profundidade contábil, tipo de implantação, modelo de precificação e os modelos de empréstimo que cada um atende melhor. Se você quiser ver como uma plataforma responde a essas perguntas na prática, a página de recursos de gestão de empréstimos da Lendbox percorre o motor de empréstimos, a camada contábil e os canais de tomadores descritos aqui.