Loan Accounting 101: Akruwal, Amortisasyon at Interes

Ang pagpasok at paglabas ng pera sa bank account mo ang pinakamadaling subaybayan, pero sa totoo lang, hindi ito ang pinakamahusay na gabay para sa iyong mga libro. May borrower na nagbabayad ng ₱10,000 ngayon. Ang ilan diyan ay kita na iyong kinita, at ang ilan ay pera mo lang na bumabalik. Kailangang paghiwalayin iyon ng loan accounting sa bawat pagkakataon, para sa bawat loan.

Ang pangunahing panuntunan na magliligtas sa iyo mula sa karamihan ng loan accounting pagkakamali ay ito: ang paggalaw ng cash ay hindi katulad ng kita, gastos, o principal na paggalaw. Kailangang paghiwalayin ng mga journal entry ang tatlong ito bago pa man mapunta ang anuman sa iyong financial reports. Kung lalaktawan mo ito, lalaki nang husto ang income statement mo, maliligaw ang loan balance mo, at ang iyong month-end close ay mauuwi sa walang katapusang paghahanap.

Sinusundan ng gabay na ito ang paglalakbay ng isang loan sa iyong mga rekord: origination, interest accrual, repayment splitting, amortization, period-end reconciliation, at kung ano ang hitsura ng lahat ng ito sa iyong mga statement. Makikita mo ang magkabilang panig, dahil karamihan sa maliliit na lender ay borrower din. Nagpapautang ka sa mga kliyente, pero maaaring may utang ka rin sa bangko o funder, at ang mga iyon ay naitatala sa magkasalungat na direksyon.

Kung pinagsasabay-sabay mo ang isang loan book sa isang spreadsheet at ang iyong mga libro sa ibang lugar, marahil ay panahon na para makita kung ano ang mangyayari kapag ini-link mo ang mga ito. Nag-aalok ang Lendbox ng 30-day free trial sa lendbox.io, at ang team ay mag-i-import pa ng iyong Excel file para sa iyo. Hindi masama.

Magsimula sa Accounting Perspective ng Loan

Bago ka magsulat ng anumang journal entry, alamin kung aling panig ng loan ka naroroon. Ang parehong ₱500,000 na loan ay asset sa isang set ng mga libro at liability naman sa iba. Ang loan agreement ang siyang nagsasaad nang eksakto kung ano dapat ang mga numero.

Receivable ng Lender versus Payable ng Borrower

Kapag nagbigay ka ng pera sa isang borrower, hindi mo ito ginastos. Ginawa mo lang na loan receivable ang cash, na nagsisilbing asset. Hindi nagbabago ang kabuuang assets mo sa sandaling mag-disburse ka.

Kung umutang ka mula sa isang funder, kabaligtaran ang mangyayari. Papasok ang cash sa iyong bangko at may lalabas na liability—na itinatala bilang loan payable, notes payable, o baka mortgage payable, depende sa deal.

• Nagpapautang ka: Itala bilang Loan receivable (Asset)
• Umuutang ka: Itala bilang Loan payable / notes payable (Liability)
• Kumukuha ka sa isang facility: Itala bilang Line of credit payable (Liability)

Karaniwan nang sabay na pinapatakbo ng maliliit na lender ang dalawa. Panatilihing magkahiwalay ang dalawang ledger, o maya-maya ay magkakamali kang i-net ang isa laban sa isa pa.

Ano ang Nangyayari Kapag Nai-originate ang Isang Loan

Sa origination, maikli lang ang entry. Bilang tagapagpahiram, ide-debit mo ang loan account para sa principal at i-credit ang cash. Wala pang pumapasok sa income statement mo, dahil wala ka pang kinikita.

Bilang nanghihiram, ide-debit mo ang bank account mo at i-credit ang loan payable para sa parehong principal. Muli, walang kita. Ang perang inutang ay hindi kailanman revenue.

Paano Itinatakda ng Loan Agreement ang Rekord

Ang loan agreement ang iyong pamantayang batayan. Itinatakda nito ang principal, interest rate, batayan ng pagbilang ng araw, mga petsa ng pagbabayad, mga bayarin, at kung maaaring magbago ang rate.

Ilagay ang mga tuntuning iyon sa setup ng loan account mo sa unang araw pa lang. Bawat accrual at paghahati ng repayment sa bandang huli ay nagmumula sa mga ito. Kung mali ang rate na inilagay mo sa simula, tahimik mong masisira ang mga buwan ng interes.

Kilalanin ang Interes Kapag Ito ay Kinita o Natamo

Ang interes ay kinikita habang lumilipas ang panahon, hindi kapag dumating ang bayad. Ang pagitan ng pag-iipon ng interes at ng paggalaw ng pera ang kadalasang pinagmumulan ng mga sorpresa sa katapusan ng panahon. Isinasara ng adjusting journal entry ang pagitang iyon.

Cash Accounting at Accrual Accounting

Sa cash accounting, itinatala mo ang interes kapag dumating ang bayad. Simple ito, pero nagmumukha itong masama sa isang tahimik na buwan at napakaganda naman sa buwang may tatlong koleksyon.

Sa accrual accounting, itinatala mo ang interes sa panahong ito ay kinita o natamo, may bayad man o wala. Para sa mga tagapagpahiram na may mga nanghihiram na nagbabayad sa iba't ibang petsa, ang accrual ang tanging paraan para makakuha ng patas na buwanang resulta.

Ang hindi pa nababayarang bahagi ay nakalagay sa balance sheet bilang accrued interest receivable kung ikaw ang tagapagpahiram, o accrued interest payable kung ikaw ang may utang nito.

Pagkukuwenta ng Accrued Interest

Para sa simple interest, diretso lang ang formula:

Principal × taunang interest rate × (mga araw na lumipas ÷ mga araw sa isang taon)

Halimbawa, ito ay ₱200,000 na loan sa 18% kada taon, 12 araw na ang nakalipas:

₱200,000 × 0.18 × (12 ÷ 365) = ₱1,183.56

Dalawang detalye ang mahalaga kung gusto mong tumugma ang numero mo sa kabilang panig: una, ang batayan ng pagbilang ng araw (365 o 360), at pangalawa, kung magsisimula ang interes mula sa petsa ng disbursement o sa susunod na araw. Pareho itong nasa loan agreement. Suriin ang mga ito nang isang beses, at panindigan ang mga ito.

Mga Pagsasaayos ng Interes sa Katapusan ng Panahon

Kung ang panahon ng iyong pag-uulat ay nagtatapos sa ika-31 ngunit ang mga repayment ay sa ika-15, mayroon kang labing-anim na araw ng interes na naipon na wala pang nagbabayad.

Bilang nanghihiram, ganito ang hitsura ng adjusting journal entry:

• Debit: Interest expense — ₱2,400
• Credit: Interest payable — ₱2,400

Bilang tagapagpahiram, sinasalamin ng adjusting journal entry ang mga ito:

• Debit: Interest receivable — ₱2,400
• Credit: Kita sa interes — ₱2,400

Kapag pumasok ang bayad, i-clear muna ang na-accrue na balanse, pagkatapos ay kilalanin lamang ang interes na kinita mula noon.

Kung mayroon kang variable na interest rate, i-double check ang rate notice bago ka mag-accrue. Ang pag-iwan sa recurring entry nang hindi binabago pagkatapos ng pagbabago ng rate ay isang klasikong sakit ng ulo sa reconciliation.

Hatiin ang Bawat Bayad sa Pagitan ng Principal at Interes

Isang bayad lang ang lumalabas sa bangko ng nanghihiram, pero sumasaklaw ito sa dalawang magkaibang bagay. Ang pagiging tama ng paghahati bawat buwan ay nagpapanatili sa balanse ng iyong loan na naka-sync sa iskedyul at pinipigilan ang sobrang pagtala ng iyong mga gastos.

Ang Karaniwang Entry sa Pagbabayad ng Principal at Interes

Kunin ang ₱25,000 buwanang bayad sa isang term loan kung saan ₱20,000 ay principal at ₱5,000 ay interes. Mula sa panig ng nanghihiram:

• Debit: Loan payable — ₱20,000
• Debit: Gastos sa interes — ₱5,000
• Credit: Cash — ₱25,000

Mula sa panig ng nagpapahiram:

• Debit: Cash — ₱25,000
• Credit: Loan receivable — ₱20,000
• Credit: Kita sa interes — ₱5,000

Kung nag-accrue ka ng interes nang mas maaga, bahagi ng ₱5,000 na iyon ay nag-clear ng na-accrue na interes sa halip na muling pumasok sa kita. Kapag nilaktawan mo ito, madodoble ang bilang ng interes.

Mga Bayad na Interes Lamang at Revolving Credit

Ang line of credit karaniwang interes lamang sa panahon ng draw. Ang entry ay: debit sa gastos sa interes, credit sa cash. Ang balanse ng liability ay hindi gumagalaw.

Kapag binabayaran mo ang facility, ginagaya ng entry ang isang term loan. Panatilihin ang line of credit sa sarili nitong general ledger account, dahil nagbabago ang balanse sa bawat draw at repayment—walang nakapirming iskedyul dito.

Bakit Hindi Gastos ang Pagbawas ng Principal

Pagbabayad ng principal ay hindi kailanman dumadaan sa income statement. Binabawasan lamang nito ang cash at ang liability, parehong nasa balance sheet.

Ang pag-book ng buong ₱25,000 sa "loan expense" account ay isang klasikong pagkakamali sa maliliit na negosyong nagpapahiram. Pinapalaki nito ang mga gastos, pinapaliit ang utang mo pa, at sinisira ang kakayahan mong i-reconcile ang statement ng nagpapahiram.

Gamitin ang Amortization Schedule bilang Pinagmumulan ng Katotohanan

Ang iskedyul ng amortisasyon ay nagsasabi sa iyo, bawat yugto, kung magkano sa bawat bayad ang napupunta sa interes at kung magkano ang napupunta sa pagbawas ng prinsipal. Ituring itong kontrol na dokumento na dapat tugmain ng iyong ledger, hindi lamang isang bagay na tinitingnan mo kapag may tila mali.

Paano Nagbabago ang Balanse ng Amortisasyon sa Paglipas ng Panahon

Ang interes ay ipinapataw sa natitirang balanse, kaya ang mga unang bayad ay mas nakatuon sa interes at ang mga huling bayad ay halos prinsipal na. Ang halaga ng bayad ay nananatiling pareho, ngunit ang halo ay nagbabago sa paglipas ng panahon.

Narito ang isang ₱500,000 na loan sa 12% sa loob ng 24 na buwan:

• Bayad 1: Kabuuang ₱23,537 | Interes: ₱5,000 | Prinsipal: ₱18,537 | Balanse: ₱481,463
• Bayad 12: Kabuuang ₱23,537 | Interes: ₱2,872 | Prinsipal: ₱20,665 | Balanse: ₱266,556
• Bayad 24: Kabuuang ₱23,537 | Interes: ₱233 | Prinsipal: ₱23,304 | Balanse: ₱0

Bihirang inaasahan ito ng mga nangungutang. Mainam na ipaliwanag ito bago ang unang pagbabayad, hindi sa ikaanim na buwan kapag nagsimula na ang kalituhan.

Mga Loan na May Fixed at Variable Rate

Ang fixed rate ay nangangahulugang ang iskedyul na itinakda mo sa simula ay mananatili sa buong termino. Buuin ito nang isang beses, at i-post laban dito.

Ang mga variable rate ang sumisira niyan. Bawat pagbabago ng rate ay nangangahulugang muli mong bubuuin ang natitirang iskedyul, at alinman sa halaga ng bayad o ang termino ay kailangang magbago. Buuin muli ang iskedyul sa petsa ng pagbabago, panatilihin ang lumang bersyon, at tandaan kung aling mga entry ang na-post sa ilalim ng aling rate.

Paghawak sa mga Fee, Diskwento, at Epektibong Rate ng Interes

Ang mga loan origination fee ay hindi kita sa araw na kolektahin mo ang mga ito, at hindi gastos sa araw na bayaran mo ang mga ito. Sa epektibong interest na paraan, ikinakalat mo ang mga ito sa buong termino ng loan, na nagpapataas sa epektibong rate ng interes kaysa sa nakasaad na rate.

Gumagana rin sa parehong paraan ang mga diskwento. Ang fixed-amount na diskwento o mas mababang rate ay nagbabago sa mga cash flow, kaya binabago nito ang iskedyul. Muling kalkulahin, huwag lamang basta ayusin ang huling bayad para lang magtugma ang mga bagay.

I-reconcile ang mga Loan Record Bago Isara ang Panahon

Ang reconciliation ang hakbang na nakahuhuli ng mga error na hindi kayang mahuli ng mga entry lamang. Sinusuri mo kung magkatugma ang tatlong bagay: ang mga loan schedule, ang perang aktuwal na dumaan sa iyong bank account, at ang general ledger.

Itugma ang mga Loan Schedule, Cash, at ang General Ledger

Magsagawa ng tatlong paghahambing bawat panahon. Kabuuang loan receivable ayon sa iyong mga loan schedule laban sa receivable control account. Cash na natanggap ayon sa repayment register laban sa mga deposito sa bangko. Interest payable at accrued interest na mga balanse laban sa muling pagkalkula mula sa simula.

Makakatulong ang isang mabilis na worksheet:

• Panimulang balanse ng loan ayon sa ledger
• Dagdagan ng mga disbursement sa panahon
• Bawasan ng prinsipal na nakolekta
• Bawas mga write-off
• Katumbas ng pangwakas na balanse, na dapat tumugma sa kabuuan ng mga indibidwal na loan account

Kung hindi magtugma ang dalawang numerong iyon, ang problema ay nasa detalye, hindi sa kabuuan. Oras na para suriin nang mabuti.

Siyasatin ang mga Pagkakaiba sa Timing at mga Exception

Karamihan sa mga pagkakaiba ay dahil sa timing, hindi sa pagkakamali. Maaaring pumasok ang bayad sa huling araw at mag-clear kinabukasan, o maaaring isang araw na late mag-settle ang mobile money. Maaari mo ring makita na may naipon na interes hanggang katapusan ng buwan kahit ang petsa ng bayad ay kalagitnaan ng buwan.

Ilista ang bawat pagkakaiba na may petsa, halaga, at isang linyang tala na nagpapaliwanag nito. Kung may mananatiling hindi maipaliwanag pagkatapos ng dalawang yugto, malamang na totoong pagkakamali ito sa pagpo-post—kadalasan ay bayad na nailagay sa maling loan o hinati nang manu-mano imbes na sundin ang iskedyul.

Panatilihing Handa ang mga Ebidensya para sa Review

Ang pagiging handa sa audit ay talagang tungkol lang sa maayos na pagtatago ng iyong mga file. Para sa bawat yugto, itago ang mga iskedyul ng amortization na ginamit mo, anumang notice ng pagbabago ng rate, ang mga kalkulasyon ng accrual, ang mga bank statement, at isang listahan ng mga manual journal entry na may maikling dahilan para sa bawat isa.

Malaki talaga ang naitutulong dito ng mga konektadong sistema. Kapag dumaan ang mga bayad sa isang platform tulad ng Lendbox, ang journal entry ay direktang nagmumula sa aktibidad ng loan, at ipinapakita ng audit trail kung sino ang nagbago ng ano. Kaya, nariyan na ang ebidensya sa halip na maghagilap ka pa mamaya para tipunin ito.

Basahin ang Resulta sa Iyong mga Financial Statement

Ang lahat ng mga entry sa itaas ay lalabas sa dalawang lugar: isang balanse sa balance sheet at isang halaga sa income statement. Ang tamang pagbasa sa mga ito ay nagsasabi sa iyo kung ang iyong loan book ay talagang kumikita, o nagpapaikot lang ng pera nang walang patutunguhan.

Mga Epekto sa Balance Sheet ng Principal at Naipon na Interes

Ang iyong loan receivable ay nasa ilalim ng mga asset, na mainam na hatiin sa pagitan ng current at non-current. Ang interes na kinita mo ngunit hindi mo pa nakokolekta ay nakahiwalay bilang accrued interest receivable, hindi inihahalo sa principal.

Sa panig ng liability, hatiin sa parehong paraan ang inuutang mo. Ang principal na dapat bayaran sa loob ng labindalawang buwan ay nasa current liabilities; ang natitira ay nasa ilalim ng long-term. Panatilihin din sa sarili nitong linya ang interest payable.

Mga Epekto sa Income Statement ng Interes at mga Fee

Ang interest income ay ang kinita mo sa yugtong ito, hindi lang ang nakolekta mo. Ang interest expense ay ang ginastos ng sarili mong pag-utang sa yugtong ito, muli, anuman ang oras kung kailan mo ito binayaran.

Sinusunod ng mga fee ang pattern ng recognition na pinili mo sa simula. Kilalanin ang mga ito nang upfront o ikalat sa buong termino—ngunit gawin ito nang pare-pareho, at huwag ihalo sa interes.

Ang interest coverage ratio—ang kita bago ang interes at buwis na hinati sa interest expense—ay ang numerong karaniwang gustong makita ng mga funder. May kahulugan lamang ito kung maayos mong na-accrue ang interest expense.

Mga Framework ng Pag-uulat

GAAP, US GAAP, at IFRS ay pare-parehong nangangailangan ng accrual recognition at paghihiwalay ng principal sa interes. Ngunit nagkakaiba sila sa mga detalye tulad ng kung paano ituturing ang mga fee, impairment, at presentation.

Aling framework ang naaangkop? Depende iyon sa iyong hurisdiksyon, sa laki mo, at kung sino ang nagbabasa ng iyong mga statement. Sa totoo lang, pag-uusapan iyon ng iyong accountant—hindi lang isang setting sa iyong software.

Mga Konsiderasyon sa Buwis at Daloy ng Pera

Karamihan sa mga sistema ng buwis ay iba ang pagtrato sa gastos sa interes kumpara sa pagbabayad ng prinsipal, at maaaring maging nakakalito ang mga patakaran depende sa kung nasaan ka. Ang mga lokal na awtoridad sa buwis—gaya ng IRS sa U.S.—nagtatakda ng sarili nilang mga pamantayan, kaya kailangan mo talagang suriin ang mga detalye.

Sa pahayag ng daloy ng pera, lumalabas ang interes na binayaran sa ilalim ng mga aktibidad sa operasyon. Samantala, ang mga pagbabayad ng prinsipal ay napupunta sa pagpopondo. Iisa lang itong bayad, pero nahahati ito sa dalawang linya, at bawat isa ay may sariling kuwento.