ترحيل البيانات
ليس لدى Lendbox رابط مباشر بأي نظام قروض آخر. ما لديه هو أداة استيراد للمقترضين، وأداة استيراد للقروض، ورفع مجمّع للأقساط، وكلها تعمل بملفات Excel. وكل أنظمة القروض تقريباً تستطيع التصدير إلى جدول بيانات، لذا تنقل المراحل الخمس نفسها المحفظة من Excel أو Loandisk أو Musoni أو Mambu أو Mifos X أو Loan Performer.
اعمل عليها بهذا الترتيب. فكل مرحلة تعتمد على ما قبلها، ولا يُقيَّد شيء في دفاترك حتى تؤكده.
افتح Borrower Management → Borrowers → Bulk Import Borrowers وحمّل قالب Excel. املأ صفاً لكل مقترض. المطلوب فقط First Name وIdentification Number، ويجب أن يكون كل رقم هوية فريداً، لأن استيراد القروض يجد كل مقترض به. ارفع الملف، وأصلح أي صف تنبّه إليه المعاينة، ثم استورد. يدخل المقترضون إلى الفرع الذي اخترته، لذا استورد فرعاً واحداً في كل مرة.
افتح Loan Management → Loans → Bulk Import Loans. تأخذك الصفحة عبر ست خطوات: الرسوم المطبّقة، وغرامة التأخر في السداد، وحسابات القيد، والقالب، والبيانات، والرفع. أعطِ كل قرض تاريخ صرفه الحقيقي، وأصله، ومدته، وطريقة احتساب الفائدة ونسبتها، وحالته الحالية. وتحسب المعاينة جدول سداد كل قرض، فتستطيع فتح أحدها ومقارنته بالنظام القديم قبل الاستيراد.
يطلب استيراد القروض الرسوم والغرامة وحسابات القيد قبل أن يسلّمك القالب.
يُستورد القرض كأن شيئاً لم يُدفع منه. أدخِل أقساطه السابقة عبر Loan Management → Bulk Repayments → Import a spreadsheet، صفاً لكل قسط، مع رقم القرض والمبلغ والتاريخ الذي حُصّل فيه فعلاً. يفحص Lendbox كل صف، ويتخطى ما يُرجَّح أنه مكرر ما لم تختر الإبقاء عليه، ويقيّد الدفعة بعد اعتمادها في Approval Center. ثم تأتي الأرصدة والمتأخرات والجدول من سجل الدفع الحقيقي.
يُفحص جدول الأقساط صفاً صفاً؛ ويُتخطى ما يُرجَّح أنه مكرر ما لم تُبقِ عليه.
من Accounting → Chart of Accounts، أعطِ كل حساب في دفتر الأستاذ رصيده الافتتاحي والتاريخ الذي يسري منه، مأخوذين من آخر ميزان مراجعة لديك. ومن ذلك الحين يُقيِّد دفتر الأستاذ تلقائياً من حركة القروض.
قبل أن توقف النظام القديم، قارن المجاميع فرعاً فرعاً: المقترضون، والقروض حسب الحالة، والأصل المصروف، والرصيد القائم، والمتأخرات. شغّل دورة سداد واحدة في النظامين، وانتقل حين يتطابقان.
بين المرحلتين 2 و3، استخدم Export Loans في قائمة Loans. يصلك بالبريد الإلكتروني جدول Excel بقروض الفرع، فتطابق كل قرض قديم مع رقم قرضه الجديد في Lendbox قبل أن تُعدّ جدول الأقساط.
يجب أن تطابق عناوين الأعمدة القالب تماماً، وتقرأ أداة الاستيراد الورقة الأولى. تُكتب التواريخ بصيغة DD-MM-YYYY، وتحمل أرقام الهواتف رمز البلد.
| العمود | إلزامي | ما يقبله |
|---|---|---|
| First Name | نعم | نص حر |
| Last Name | لا | نص حر |
| Identification Type | لا | National ID أو Passport أو Driver License |
| Identification Number | نعم | فريد لكل مقترض؛ يطابق عليه استيراد القروض |
| Gender | لا | Male أو Female أو M أو F |
| Date of Birth | لا | DD-MM-YYYY |
| Marital Status | لا | Single أو Married أو Divorced أو Widowed أو Separated |
| Occupation | لا | Employed أو Self Employed أو Student أو Unemployed |
| Employer, Employee Number, Tax Identification Number | لا | نص حر |
| Primary Phone Number, Secondary Phone Number | لا | مع رمز البلد، مثل +260 |
| Email, Address, City, State, Zipcode | لا | نص حر |
| Next of Kin columns | لا | الاسم الأول واسم العائلة، وصلة القرابة، والبريد الإلكتروني، ورقما هاتف، والعنوان، والمدينة، والولاية، والرمز البريدي، والمهنة، وجهة العمل لقريب واحد |
يجب أن يوجد المقترض قبل قرضه: إذ يُطابَق كل قرض مع مقترضه برقم الهوية.
| العمود | إلزامي | ما يقبله |
|---|---|---|
| Borrower Identification Number | نعم | يجب أن يطابق مقترضاً مستورداً مسبقاً |
| Status | نعم | Requested أو Processing أو Active أو Defaulted أو Denied |
| Principal | نعم | المبلغ المصروف |
| Release Date | نعم | DD-MM-YYYY، وهو اليوم الذي صُرف فيه القرض فعلاً |
| Duration | نعم | رقم ووحدة، مثل 12 Months |
| Interest Method | نعم | Flat، أو خيار الاستهلاك (الرصيد المتناقص)، مكتوباً كما في القالب |
| Interest Rate | نعم | النسبة لكل دورة فائدة |
| Interest Cycle | نعم | Once أو Per Day أو Per Week أو Per Month أو Per Year |
| Repayment Type | نعم | Standard أو Interest Only Balloon |
| Repayment Cycle | نعم | Once أو Daily أو Weekly أو Biweekly أو Monthly أو Quarterly أو Semi-annual أو Yearly |
| Staff Member Email | لا | موظف القروض الذي يتبعه القرض |
| Product Name | لا | يربط القرض بأحد منتجات القروض لديك في Lendbox |
| Collateral Name, Description, Defects, Valuation | لا | بند ضمان واحد لكل قرض |
لا يوجد عمود لمبلغ مدفوع مسبقاً ولا لرصيد قائم. فالرصيد يأتي من الأقساط التي تقيّدها في المرحلة 3، فيكون نتيجة دفعات حقيقية لا رقماً مكتوباً.
يُفحص كل صف قبل الاستيراد، ويمكن فتح جدول كل قرض من المعاينة.
ملف .xlsx واحد يصل إلى 1000 صف، وعناوين الأعمدة في الصف 1. تُتجاهل الأعمدة الإضافية ولا يهم ترتيب الأعمدة، لذا كثيراً ما يدخل ملف الرواتب أو الملف المُصدَّر من المصرف كما هو.
| العمود | إلزامي | ما يقبله |
|---|---|---|
| Loan Number | نعم | رقم القرض في Lendbox، من قائمة Loans بعد الاستيراد |
| Amount | نعم | المبلغ المحصَّل؛ ويُسمح برموز العملات |
| Collection Date | لا | اليوم الذي استُلم فيه المال؛ وإن تُرك فارغاً فهو اليوم |
| Description | لا | يظهر على القسط |
لا يمكن بعدُ قيد القروض الجماعية عبر الرفع المجمّع، لذا سجّل تاريخ القرض الجماعي على القرض نفسه.
المراحل الخمس هي نفسها أياً كان النظام الذي تأتي منه. ما يتغير هو مكان خروج البيانات وكيفية مطابقة أعمدتها مع قوالب Lendbox.
المحفظة المحفوظة في جدول بيانات هي عادةً الأسرع نقلاً، لأن البيانات أصلاً بالشكل الذي تقرؤه أدوات الاستيراد.
يبدأ معظم المقرضين على Loandisk من قوائم المقترضين والقروض فيه بعد تصديرها إلى جداول بيانات. احفظ أي ملف CSV مُصدَّر بصيغة .xlsx قبل أن تنسخ الأعمدة.
ابدأ من تقارير العملاء والقروض في Musoni بعد تصديرها إلى Excel، واعمل فرعاً فرعاً.
يفصل Mambu بين العملاء وحسابات القروض والمعاملات، وهذا يوافق ملفات Lendbox الثلاثة.
تُنقل محافظ Mifos X من قوائم العملاء والقروض والمعاملات فيه، مُصدَّرةً من تقاريره أو مستخرجةً من قاعدة بياناته بيد الجهة التي تستضيفه.
يعمل Loan Performer عادةً على قاعدة بيانات محلية، لذا تخرج البيانات عبر تقاريره المُصدَّرة إلى Excel، أو عبر عملية تصدير يجريها فريق الدعم التقني لديك.
Loandisk وMusoni وMambu وMifos X وLoan Performer علامات تجارية مملوكة لأصحابها. وLendbox غير تابع لأيٍّ منها، وليس له اتصال مباشر بأنظمتها.
خطّط لهذه البنود قبل يوم الانتقال، لأن أدوات الاستيراد لن تنقلها.
اختر يوم الانتقال في نهاية دورة سداد، حين تكون الأقساط الجارية في أدنى عدد لها. استورد المقترضين والقروض قبله ببضعة أيام، وراجعها، وقيّد سجل السداد حتى ذلك التاريخ. ومن يوم الانتقال فصاعداً، سجّل الأقساط الجديدة في Lendbox فقط.
أبقِ النظام القديم للقراءة فقط لدورة كاملة واحدة على الأقل. فإذا اعترض مقترض على رصيد، كان لديك السجلان للمقارنة، واستطاع مدققو حساباتك تتبّع المجاميع من نظام إلى آخر.
ابدأ تجربة، وحمّل القوالب، واستورد مقترضي فرع واحد قبل أن تلتزم بنقل المحفظة كلها.
لا حاجة لبطاقة