Por qué las hojas de cálculo les fallan a las instituciones de microfinanzas: costos ocultos

Conoces ese momento. Un prestatario llama y pide su saldo pendiente, y no puedes responder sin abrir tres archivos, revisar un hilo de WhatsApp y llamar al oficial de sucursal que registró el último pago.

Diez minutos después, tienes una cifra en la que solo confías a medias.

Ese es el costo real de operar una institución de microfinanzas en hojas de cálculo, y rara vez es el costo que alguien presupuesta.

La queja habitual es que Excel arroja errores de fórmula, lo cual es cierto, pero el problema más profundo es el desfase temporal y la fragmentación.

Cuando los datos de tus préstamos viven en archivos separados, actualizados en momentos distintos por personas distintas, terminas tomando las decisiones de hoy con la imagen de tu cartera de préstamos de la semana pasada.

Para una IMF, esa brecha importa el doble. Tienes la responsabilidad comercial de mantener viable la cartera y la responsabilidad social de mantener el crédito fluyendo hacia personas a las que el sector bancario formal rara vez atiende.

La inclusión financiera no se sostiene con buenas intenciones. La sostienen los prestamistas que saben exactamente dónde está su dinero en una mañana cualquiera.

Si prefieres verlo en lugar de leer sobre ello, puedes importar tu cartera de préstamos existente en Excel a Lendbox y ver la posición real de tu cartera el mismo día.

El punto en el que Excel deja de ser un sistema de préstamos

Las hojas de cálculo no fallan de forma estrepitosa. Siguen abriéndose, siguen calculando y siguen pareciendo un sistema funcional mucho después de haber dejado de serlo.

La falla se manifiesta como pequeñas inconsistencias, archivos duplicados y una dependencia cada vez mayor de la memoria de una sola persona.

Una sola cartera de préstamos, demasiadas versiones

La mayoría de las instituciones de microfinanzas no tienen una sola hoja de cálculo. Tienen un archivo maestro, una copia de sucursal, un registro de cobros y una versión que alguien envió por correo para una reunión de la junta directiva hace tres semanas.

Cada una de esas versiones era correcta cuando se guardó. Ninguna es correcta ahora.

El problema empieza cuando dos personas necesitan editar al mismo tiempo. Una espera, la otra trabaja sin conexión y la fusión nunca ocurre o ocurre mal.

Terminas con un pago registrado en un archivo y ausente en otro, y no hay una forma evidente de saber cuál de los dos es correcto.

Por qué los flujos de trabajo de préstamos no caben en las filas de una hoja de cálculo

Un préstamo no es solo una fila. Es una secuencia de eventos: solicitud, evaluación, aprobación, desembolso, un calendario, pagos, posiblemente una penalización, posiblemente una reestructuración y luego el cierre.

Las hojas de cálculo almacenan el estado actual. Son malas para almacenar la secuencia, y peores aún para hacerla cumplir.

Nada en Excel impide que se registre un desembolso antes de una aprobación. Nada evita que se condone una penalización sin una razón.

Nada obliga a que un pago se asigne a intereses antes que al principal. Esas reglas viven en la cabeza de tu equipo, lo que significa que varían según la persona y se desvían con el tiempo.

Las señales de advertencia de que tu equipo ha superado los archivos manuales

Probablemente ya has pasado ese punto si dos o más de estas te resultan familiares:

• Generar una lista actual de morosidad lleva más de una hora
• Solo una persona puede editar de forma segura el archivo maestro
• Los oficiales reportan los pagos por WhatsApp y alguien los ingresa después
• El cierre de fin de mes depende de reconstruir cifras en lugar de revisarlas
• Dos oficiales asignarían el mismo pago parcial de manera diferente
• Tu último respaldo completo fue una copia guardada en el escritorio de una laptop

Cómo los registros manuales dañan el control de la cartera

El control de cartera no es solo un ejercicio de elaboración de informes. Es la capacidad diaria de ver qué préstamos están al día, cuáles están empeorando y qué oficial o sucursal está soportando la carga.

Los registros manuales erosionan las tres cosas, principalmente por la inconsistencia y el retraso, más que por errores graves.

Intereses, penalizaciones y pagos aplicados de forma inconsistente

El interés calculado a mano es tan consistente como la persona que lo calcula ese día en particular. Dos oficiales que trabajan con el mismo producto de préstamo aplicarán un pago parcial de manera diferente a menos que la regla la imponga el sistema, no solo el manual de capacitación.

Las penalizaciones son las que más sufren. A menudo se omiten cuando el prestatario está presente y despierta simpatía, se aplican cuando el expediente se revisa más tarde y se olvidan por completo cuando el oficial está ocupado.

El resultado es una cartera en la que los ingresos declarados y lo que realmente te corresponde cobrar se han separado silenciosamente.

En unos cientos de préstamos, esto no es un problema de redondeo. Es dinero real y es invisible.

Morosidad detectada después de que ya ha crecido

En las operaciones con hojas de cálculo, la morosidad suele descubrirse durante una revisión, en lugar del día en que ocurre. Esa revisión puede ser semanal. En equipos pequeños bajo presión, puede ser mensual.

Un prestatario que no pagó hace ocho días todavía es una conversación. El mismo prestatario a los cuarenta días es un caso de cobranza con una tasa de recuperación mucho menor.

Los tramos de morosidad a 30, 60 y 90 días solo ayudan si se actualizan solos. Reconstruidos a mano, te muestran dónde estaba la cartera.

El desempeño de sucursales y oficiales oculto en archivos separados

Cuando cada sucursal mantiene su propio archivo, la oficina central solo ve una imagen consolidada después de que alguien la consolida. Ese proceso suele eliminar el detalle que importaba.

No puedes ver que la cartera en riesgo (PAR) de un oficial, la proporción del libro de préstamos con pagos vencidos, se ha duplicado en seis semanas, porque los préstamos de ese oficial están mezclados en el total de la sucursal.

Para cuando el patrón aparece en un informe, el deterioro ya tiene historia.

Por qué los datos demorados generan decisiones más débiles

Un sistema de información gerencial (MIS) es simplemente el mecanismo que convierte la actividad operativa diaria en cifras sobre las que puedes actuar. Las hojas de cálculo pueden producir cifras, pero lo hacen lentamente, a intervalos y solo cuando una persona específica está disponible para generarlas.

Los informes estáticos no pueden mostrar la situación de hoy

Un informe de hoja de cálculo es una fotografía. Fue preciso en el momento en que se elaboró y empieza a envejecer de inmediato.

Eso es tolerable para una revisión anual. Es un problema real cuando estás decidiendo si desembolsar un nuevo préstamo esta tarde y tu posición de caja se basa en cifras elaboradas el viernes pasado.

La prueba práctica: ¿puedes responder "¿cuál es nuestro saldo pendiente total ahora mismo?" en menos de un minuto, sin preguntarle a nadie? Si no, cada decisión que depende de ese número se está tomando sobre una estimación.

Cuando los sistemas de información gerencial dependen de un único responsable de la hoja de cálculo

Casi toda IMF que funciona con Excel tiene una persona que realmente entiende el archivo. Las fórmulas, las columnas ocultas, la pestaña que no se debe ordenar.

Esa persona se convierte en el MIS. Cuando está de licencia, enferma o renuncia, los informes se detienen.

Vi a un gerente de operaciones pasar tres semanas aplicando ingeniería inversa al libro de trabajo de un predecesor y aun así encontrar una referencia de celda que apuntaba a una fila eliminada meses antes. Nadie lo notó porque el total seguía pareciendo plausible.

Los límites del análisis de datos en registros desconectados

El análisis útil necesita registros que se conecten. Prestatario con préstamo, préstamo con calendario de pagos, pago con asiento contable.

En archivos separados, esas conexiones se hacen manualmente con búsquedas y copiar y pegar, y cada unión es una oportunidad de perder un registro o duplicarlo.

Así que el análisis se queda en lo superficial: totales y promedios, rara vez el comportamiento de cohortes o el desempeño de prestatarios recurrentes. Terminas sabiendo qué hizo tu cartera, sin mucha idea de por qué.

Contabilidad, controles y cumplimiento necesitan un registro claro

La gestión de préstamos y la contabilidad son en realidad la misma actividad registrada dos veces. Cuando viven en sistemas separados, se desvían, y la desviación solo se descubre en el peor momento posible.

La actividad de los préstamos y los libros se desvían

Cada desembolso, reembolso, comisión y penalización es un evento contable. En una operación con hojas de cálculo, alguien tiene que volver a introducir cada uno de ellos en los libros.

No se introducirán todos. Algunos se introducirán dos veces. Algunos acabarán en la cuenta equivocada.

El cierre de mes se convierte entonces en una investigación en lugar de un cierre. Las plataformas que generan asientos contables directamente a partir de la actividad de préstamos, como hace Lendbox con su contabilidad de partida doble integrada, eliminan por completo el paso de reintroducir datos, lo que elimina también esa categoría de error.

No hay un rastro fiable de quién cambió qué

Excel no te dice quién redujo un saldo, cuándo ni por qué. El historial de versiones ayuda un poco en los archivos compartidos en la nube, pero no es una pista de auditoría en ningún sentido significativo.

Eso importa por dos razones. Los errores genuinos no pueden rastrearse hasta su origen, así que se repiten. Y cuando una cifra se ha cambiado deliberadamente, no hay nada que revisar.

Una pista de auditoría no tiene que ver con la sospecha. Tiene que ver con poder reconstruir cómo se llegó a una cifra.

Por qué importan las reglas de acceso entre sucursales

En una hoja de cálculo, el acceso es todo o nada. Quien pueda abrir el archivo puede ver y cambiar todo lo que contiene, incluidos los prestatarios de otras sucursales y todas las cifras históricas.

El acceso basado en roles cambia la pregunta de «¿quién tiene el archivo?» a «¿qué debería poder hacer esta persona?». Un oficial de préstamos registra los reembolsos de sus propios prestatarios. Un gerente de sucursal ve su sucursal. El contador ve el libro mayor.

El software no garantiza por sí solo el cumplimiento normativo. Sí te da los registros y controles que hacen posible demostrar buenas prácticas.

Lo que revelan las crisis recientes sobre la resiliencia de las IMF

Las instituciones de microfinanzas están expuestas a las crisis de una forma que los prestamistas más grandes no lo están. Los prestatarios se concentran en sectores y geografías similares, así que el estrés golpea toda la cartera a la vez, no préstamo por préstamo.

La pandemia de COVID-19 hizo que la información tardía fuera más costosa

Durante la pandemia de COVID-19, los prestamistas tomaban decisiones de reestructuración y moratoria semanalmente, a veces a diario. Las IMF que mejor lo afrontaron fueron normalmente las que podían ver su posición con la rapidez suficiente para actuar en consecuencia.

Si llevaba una semana determinar qué prestatarios habían dejado de pagar y cuánta exposición había en los sectores afectados, la respuesta iba siempre un paso por detrás del problema. El retraso en condiciones normales es ineficiente. El retraso durante una crisis cambia los resultados.

Por qué la investigación de Perú refuerza la necesidad de datos fiables

Perú tiene uno de los sectores de microfinanzas más estudiados, en parte porque ha pasado tanto por un rápido crecimiento como por periodos de grave estrés. La investigación de ese mercado señala repetidamente factores institucionales, más que la calidad de los prestatarios por sí sola, como causa de las dificultades de las IMF: control interno débil, monitoreo deficiente de la cartera y una gestión que opera con información incompleta.

Eso no es una predicción sobre tu institución. Es una invitación razonable a preguntarte si tu propio monitoreo detectaría un deterioro a tiempo, o solo lo confirmaría después.

La inclusión financiera depende de la disciplina operativa

Una IMF que pierde el control de su cartera deja de prestar. Cuando deja de prestar, los prestatarios que no tenían otra opción de crédito pierden el acceso por completo.

La disciplina operativa no está en tensión con el propósito social de las microfinanzas. Es lo que hace que el propósito sea sostenible.

Los registros precisos, el seguimiento oportuno de los atrasos y la presentación honesta de informes protegen a los prestatarios tanto como al balance.

Avanzar hacia un proceso controlado de gestión de préstamos

La migración se siente más arriesgada de lo que es. El riesgo genuino es permanecer en un sistema donde nadie puede demostrar las cifras de hoy, y la mayoría de las IMF descubren que el cambio lleva días, no los meses que temían.

Lo que un sistema dedicado debería centralizar

Como mínimo, un solo lugar debería contener:

• Ciclo de vida del préstamo: Solicitud, aprobación, desembolso, calendario, reembolsos, cierre
• Cálculos: Intereses, comisiones y penalizaciones aplicados por regla, no a mano
• Contabilidad: Asientos contables de partida doble generados a partir de la actividad de préstamos
• Acceso: Roles y visibilidad a nivel de sucursal por miembro del personal
• Historial: Pista de auditoría de cambios, más copias de seguridad automáticas
• Informes: Saldo pendiente actual, mora, tramos de antigüedad, PAR

La cuestión no es la lista de funciones. Es que esto deje de ser archivos separados mantenidos por personas separadas.

Cómo migrar una cartera de préstamos existente desde Excel

Un orden práctico de trabajo:

1. Primero, limpia la lista de prestatarios. Elimina los nombres duplicados y estandariza los identificadores antes de siquiera mirar los préstamos.
2. Fija una fecha de corte. Todo lo anterior a esa fecha se convierte en saldos iniciales. ¿Lo posterior? Eso entra al nuevo sistema.
3. Importa prestatarios, luego préstamos, luego el historial de pagos usando Excel o CSV. Hazlo en ese orden; créeme, es más fácil.
4. Concilia una muestra. Toma veinte préstamos de diferentes productos y sucursales. Comprueba si los saldos coinciden, hasta el último centavo.
5. Ejecuta ambos en paralelo durante dos semanas. En serio, no alargues esto. Si lo haces, la gente se aferrará a la vieja hoja de cálculo para siempre.

Si el archivo es un desastre, envíalo en lugar de pelearte con él solo. El equipo de Lendbox puede configurar tu cuenta directamente desde tu archivo de Excel.

Preguntas que hacer antes de reemplazar los procesos manuales

Hazle estas preguntas directamente a un proveedor:

• ¿La contabilidad se genera a partir de la actividad de los préstamos o es un módulo separado en el que tengo que volver a teclear los datos?
• ¿Puede un oficial de préstamos actualizar un pago desde el terreno con un teléfono, incluso en sucursales sin conexión?
• ¿Qué registra exactamente la pista de auditoría?
• ¿Las funciones están limitadas por plan, o solo por puestos y sucursales?
• ¿Quién se encarga de la importación de datos y cuánto cuesta?

Las respuestas aquí suelen revelar más de lo que cualquier demostración podría revelar jamás.

Una vez que tengas tu cartera en un solo lugar, echa un vistazo a tu posición real de cartera—mora incluida—y mira qué tan cerca está del número con el que has estado trabajando. Podrías sorprenderte, o tal vez no. De cualquier manera, vale la pena echarle un vistazo.