Migração de dados
O Lendbox não tem conector ao vivo com outro sistema de crédito. O que ele tem é um importador de tomadores, um importador de empréstimos e um envio em lote de pagamentos, todos baseados em Excel. Quase todo sistema de crédito consegue exportar para uma planilha, então as mesmas cinco etapas trazem uma carteira do Excel, Loandisk, Musoni, Mambu, Mifos X ou Loan Performer.
Siga-as nesta ordem. Cada etapa depende da anterior, e nada é lançado nos seus livros até você confirmar.
Abra Borrower Management → Borrowers → Bulk Import Borrowers e baixe o modelo de Excel. Preencha uma linha por tomador. Só First Name e Identification Number são obrigatórios, e cada número de identificação deve ser único, porque a importação de empréstimos encontra cada tomador por ele. Envie o arquivo, corrija as linhas que a prévia sinalizar e importe. Os tomadores entram na agência que estiver selecionada, então importe uma agência de cada vez.
Abra Loan Management → Loans → Bulk Import Loans. A página guia você por seis passos: as tarifas a aplicar, a multa por atraso no pagamento, as contas de lançamento, o modelo, os dados e o envio. Informe para cada empréstimo a data real de liberação, o principal, o prazo, o método e a taxa de juros, e o status atual. A prévia calcula o cronograma de pagamento de cada empréstimo, para que você possa abrir um e compará-lo com o sistema antigo antes de importar.
A importação de empréstimos pede tarifas, multa e contas de lançamento antes de entregar o modelo.
Um empréstimo é importado como se nada tivesse sido pago. Traga os pagamentos anteriores por Loan Management → Bulk Repayments → Import a spreadsheet, uma linha por pagamento, com o número do empréstimo, o valor e a data em que foi efetivamente recebido. O Lendbox verifica cada linha, ignora prováveis duplicatas, a menos que você escolha mantê-las, e lança o lote quando ele é aprovado no Approval Center. Saldos, atrasos e cronograma passam então a refletir o histórico real de pagamentos.
A planilha de pagamentos é verificada linha por linha; prováveis duplicatas são ignoradas, a menos que você as mantenha.
Em Accounting → Chart of Accounts, informe para cada conta contábil o saldo inicial e a data a partir da qual ele vale, tirados do seu último balancete. Daí em diante, o livro-razão se lança sozinho a partir da atividade de crédito.
Antes de desativar o sistema antigo, compare os totais agência por agência: tomadores, empréstimos por status, principal liberado, saldo em aberto e atrasos. Rode um ciclo de pagamentos nos dois sistemas e faça a mudança quando eles baterem.
Entre as etapas 2 e 3, use Export Loans na lista Loans. Uma planilha de Excel com os empréstimos da agência chega por e-mail, e você associa cada empréstimo antigo ao novo número de empréstimo no Lendbox antes de montar a planilha de pagamentos.
Os cabeçalhos devem ser exatamente iguais aos do modelo, e o importador lê a primeira aba. As datas são escritas no formato DD-MM-YYYY e os números de telefone levam o código do país.
| Coluna | Obrigatória | O que aceita |
|---|---|---|
| First Name | Sim | Texto livre |
| Last Name | Não | Texto livre |
| Identification Type | Não | National ID, Passport ou Driver License |
| Identification Number | Sim | Único por tomador; a importação de empréstimos faz a correspondência por ele |
| Gender | Não | Male, Female, M ou F |
| Date of Birth | Não | DD-MM-YYYY |
| Marital Status | Não | Single, Married, Divorced, Widowed ou Separated |
| Occupation | Não | Employed, Self Employed, Student ou Unemployed |
| Employer, Employee Number, Tax Identification Number | Não | Texto livre |
| Primary Phone Number, Secondary Phone Number | Não | Com o código do país, como +260 |
| Email, Address, City, State, Zipcode | Não | Texto livre |
| Next of Kin columns | Não | Nome e sobrenome, parentesco, e-mail, dois números de telefone, endereço, cidade, estado, CEP, ocupação e empregador de um familiar de contato |
O tomador precisa existir antes do empréstimo dele: cada empréstimo é associado ao tomador pelo número de identificação.
| Coluna | Obrigatória | O que aceita |
|---|---|---|
| Borrower Identification Number | Sim | Deve corresponder a um tomador já importado |
| Status | Sim | Requested, Processing, Active, Defaulted ou Denied |
| Principal | Sim | O valor liberado |
| Release Date | Sim | DD-MM-YYYY, o dia em que o empréstimo foi efetivamente desembolsado |
| Duration | Sim | Um número e uma unidade, como 12 Months |
| Interest Method | Sim | Flat, ou a opção amortizada (saldo decrescente), escrita como no modelo |
| Interest Rate | Sim | A taxa por ciclo de juros |
| Interest Cycle | Sim | Once, Per Day, Per Week, Per Month ou Per Year |
| Repayment Type | Sim | Standard ou Interest Only Balloon |
| Repayment Cycle | Sim | Once, Daily, Weekly, Biweekly, Monthly, Quarterly, Semi-annual ou Yearly |
| Staff Member Email | Não | O agente de crédito a quem o empréstimo pertence |
| Product Name | Não | Vincula o empréstimo a um dos seus produtos de crédito no Lendbox |
| Collateral Name, Description, Defects, Valuation | Não | Um item de garantia por empréstimo |
Não há coluna para um valor já pago nem para um saldo em aberto. O saldo vem dos pagamentos que você lança na etapa 3, então ele é o resultado de pagamentos reais, e não um número digitado.
Cada linha é verificada antes da importação, e o cronograma de cada empréstimo pode ser aberto a partir da prévia.
Um arquivo .xlsx de até 1.000 linhas, com os cabeçalhos na linha 1. Colunas extras são ignoradas e a ordem das colunas não importa, então uma exportação da folha de pagamento ou do banco muitas vezes pode entrar como está.
| Coluna | Obrigatória | O que aceita |
|---|---|---|
| Loan Number | Sim | O número do empréstimo no Lendbox, da lista Loans após a importação |
| Amount | Sim | O valor recebido; símbolos de moeda são aceitos |
| Collection Date | Não | O dia em que o dinheiro foi recebido; em branco, significa hoje |
| Description | Não | Aparece no pagamento |
Os empréstimos em grupo ainda não podem ser lançados pelo envio em lote, então registre o histórico de um empréstimo em grupo no próprio empréstimo.
As cinco etapas são as mesmas, venha de onde vier. O que muda é de onde os dados saem e como as colunas correspondem aos modelos do Lendbox.
Uma carteira em planilha costuma ser a migração mais rápida, porque os dados já estão no formato que os importadores leem.
A maioria dos credores no Loandisk começa pelas listas de tomadores e de empréstimos exportadas para planilhas. Salve qualquer exportação CSV como .xlsx antes de copiar as colunas.
Comece pelos relatórios de clientes e empréstimos do Musoni exportados para o Excel e trabalhe agência por agência.
O Mambu mantém clientes, contas de empréstimo e transações separados, o que corresponde aos três arquivos do Lendbox.
As carteiras do Mifos X vêm das listagens de clientes, empréstimos e transações, exportadas dos relatórios ou extraídas do banco de dados por quem hospeda o sistema.
O Loan Performer costuma rodar num banco de dados local, então os dados saem pelos relatórios exportados para o Excel ou por uma exportação feita pelo seu suporte de TI.
Loandisk, Musoni, Mambu, Mifos X e Loan Performer são marcas registradas dos respectivos proprietários. O Lendbox não é afiliado a nenhuma delas e não tem conexão direta com os sistemas delas.
Planeje estes itens antes da data de virada, porque os importadores não os trazem.
Escolha uma data de virada no fim de um ciclo de pagamentos, quando há menos parcelas em andamento. Importe tomadores e empréstimos alguns dias antes, confira-os e lance o histórico de pagamentos até essa data. A partir da data de virada, registre os novos pagamentos apenas no Lendbox.
Mantenha o sistema antigo somente para leitura durante pelo menos um ciclo completo. Se um tomador contestar um saldo, você tem os dois registros para comparar, e os seus auditores podem acompanhar os totais de um sistema para o outro.
Comece um teste, baixe os modelos e importe os tomadores de uma agência antes de trazer a carteira inteira.
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